Online Moderation: das kleine ABC für bewegende virtuelle Meetings

Online Moderation_Virtuelle Meetings_Change Management_kleines ABCOnline Moderation – denn virtuelle Meetings gibt es auch in bewegend!

Prima. Dank der Coronakrise haben wir es jetzt alle irgendwie geschafft, unsere Meetings in die virtuelle Welt zu verlegen. Als Führungskraft trommeln Sie Ihr Team jetzt also nicht mehr im fensterlosen Besprechungsraum zusammen, sondern laden ein zu einer Videokonferenz.

Daran haben sich die meisten inzwischen gewöhnt. Nur freut sich auch schon jemand auf so ein Online Meeting? Hatten Sie schon das Gefühl, dass Sie virtuell nicht nur Informationen ausgetauscht, sondern wirklich gemeinsam etwas bewegen konnten? Falls nein – dann ist das sehr schade und gehört schleunigst verändert.

Denn die virtuelle Kommunikation kann richtig gut, effektiv und bewegend sein, wenn ein paar wichtige Schlüssel gekonnt gedreht werden. Hier also ein paar meiner Erkenntnisse aus den vielen Online-Workshops und -Meetings, die ich in den letzten Monaten moderieren durfte. Für alle Eselsbrückenfreunde in Form eines kleinen ABC😉.

A wie Agenda….oder: wozu überhaupt dieses Online Meeting?

Agenda (lateinisch) = Dinge, die zu tun sind. Wer kennt sie nicht, die agendalosen Meetings, in denen jeder hofft, dass beim gemeinsamen Zusammensitzen schon irgendwie der Funke überspringen wird? In persönlichen Meetings klappt das ja sogar hier und da auch. Im virtuellen Raum können Sie das glatt vergessen, weil…

1. durch die reduzierte Körpersprache ein intuitiver Gesprächsfluss kaum entstehen kann.
2. im virtuellen Kontext „die Lauten“ ohne Moderation dazu tendieren, noch mehr zu reden und „die Leisen“ sich tendenziell noch mehr zurück ziehen.
3. die Aufmerksamkeitsspanne noch mal kürzer ist als im persönlichen Kontakt, denn unser Gehirn steuert unsere Aufmerksamkeit unbewusst dahin, wo uns emotional etwas bewegt (und das ist wenig im virtuellen Raum).

Hier ein paar Tipps zum Erstellen einer effektiven Agenda für ein virtuelles Meeting:

Zeitfenster:

  • Halten Sie das virtuelle Meeting nur so kurz wie nötig und investieren Sie stattdessen mehr Zeit in die Vor- und Nachbereitung
  • Die benötigte Gesamtlänge des Meetings errechnen Sie einfach, in dem Sie die benötigte Zeit, die Sie für ein persönliches Meeting veranschlagen würden, verdoppeln. Damit haben Sie genug Puffer für alle virtuellen Zeitfresser: Technische Probleme, akustische und visuelle Missverständnisse, Wechselzeiten für Kollaborationstools und virtuelle Kleingruppenräume, längere Entscheidungsprozesse etc. (siehe auch B wie Beteiligung und E wie Equipment). Alle, die exakter planen wollen, werden hier fündig. Sie haben nicht so viel Zeit? Dann reduzieren Sie entsprechend die Agenda, um Pufferluft zu schaffen.
  • Geben Sie den Teilnehmenden spätestens nach jeweils 10 Minuten etwas zu tun (siehe auch B wie Beteiligung)
  • Planen Sie für längere Meetings nach 60 oder allerspätestens nach 90 Minuten eine Kaffeepause ein

Vorab unbedingt zu klärende Fragen:

  • Wozu brauchen wir dieses Meeting? Was soll danach anders sein? Welche Art der Ergebnisse streben wir an?
    Mehr zur hilfreichen Unterscheidung von Meetingarten lesen Sie hier.
  • Warum überhaupt ein virtuelles Meeting, gibt es vielleicht energiesparende (asynchrone) Alternativen? Z.B. Online-Umfragen, Infopapiere, Diskussionsforen…
  • Was gibt es konkret zu diskutieren, entscheiden, entwerfen oder erfahren?
  • Wer muss zwingend dabei sein, damit z.B. Entscheidungen getroffen oder Meinungen gehört werden?
  • Wer übernimmt die wichtigen Rollen Moderator*in, Zeitnehmer*in, Zwischen-den-Zeilen-Leser*in und Dokumentator*in?
  • Wie kommunizieren wir? Welche Tools benutzen wir für welchen Agendapunkt? Wie vertraut ist jeder mit dem Tool?

B wie Beteiligung…oder: gib‘ meinem Gehirn bitte Futter!

Kurzweilige Interaktion ist DIE entscheidende Zutat für ein bewegendes Online Meeting. Ist es in einem persönlichen Meeting schon schwer für die Teilnehmenden, monologischen Vorträgen zu folgen, so ist es virtuell schlicht unmöglich. Unser Gehirn braucht Futter und ist ständig auf der Suche nach interessantem Input. Unbewusst checken wir ständig, ob uns das Geschehen emotional anspricht. Da virtuell ein Großteil der nonverbalen Kommunikation und damit die Emotionen wegfallen – ist es völlig normal, dass die Teilnehmenden zu ihren E-Mails oder Tik-Tok abschweifen, wenn sie nicht beteiligt werden. Die gute Nachricht: im virtuellen Raum gibt es eine Vielzahl spannender Beteiligungsformen:

  • Energizer: Bringen Sie gerade zu Beginn etwas Farbe ins Spiel und Leben in die (schläfrige) Runde. Lassen Sie z.B. jeden ein zur persönlichen Stimmung passendes Emoji auf ein Post-it malen und in die Kamera halten. Oder Sie lassen jeden einen Stift in die Kamera halten und geben dann die Aufgabe, diesen von Kamerabild zu Kamerabild „wandern“ zu lassen. Die Möglichkeiten sind schier endlos! Hier entlang für mehr Inspirationen..
  • Offene Fragen: Stellen Sie eine Frage an die Runde und lassen Sie die Teilnehmenden nacheinander zu Wort kommen. Haben Sie hierbei etwas Geduld, denn virtuell entstehen mehr Gesprächspausen als im persönlichen Kontakt. Und planen Sie hierfür genug Zeit ein, eben weil der virtuelle Dialog schleppender ist als der persönliche. Sprechen Sie bewusst „die Leisen“ namentlich an und bitten Sie sie um ihre Meinung.
  • Chat: Stellen Sie eine Frage an die Runde und lassen Sie sie schriftlich im Chat beantworten. Wunderbar geeignet, um schnell den Input der ganzen Runde zu bekommen. Lesen Sie die Antworten kurz und knapp vor, damit füllen Sie auf angenehme Art die Stille. Behalten Sie während des ganzen Meetings den Chat zudem im Auge, weil sich manche lieber schriftlich als mündlich äußern, z.B. zu technischen Problemen
  • Kollaboratives Whiteboard: Viele Konferenztools haben sie schon eingebaut mit tollen Möglichkeiten zur Ko-Kreation (z.B. Zoom). Darüber hinaus gibt es noch zusätzliches Boards, die viele Funktionen zum gemeinsamen Post-it Kleben, Visualisieren, Texten etc. bieten. Beispiele: Mural, Miro, oder Conceptboard.
    Einführung in #MURAL: Interaktiv und virtuell zusammenarbeiten #Tutorial #Deutsch
  • Breakout-Gruppen: Die ultimative Lösung, um Dialog im virtuellen Raum zu fördern. Teilen Sie die Gruppe in Kleingruppen auf und lassen Sie sie konkrete Fragestellungen in separaten Räumen erörtern. Wenn Sie dann auch noch mit einem Whiteboard oder einem Umfragetool arbeiten und die Ergebnisse festhalten lassen, können Sie im Anschluss in grosser Runde damit weiter arbeiten. Technisch ist diese Form der Beteiligung in den meisten Videokonferenzsystemen abgesehen von Zoom noch eine kleine Herausforderung. Doch auch hier gibt es „Workarounds“. Z.B. in dem Sie mehrere Termine parallel anlegen, und die Links dieser Termine dann den einzelnen Gruppen im Chat kommunizieren. So dass dann jeder durch das  Anklicken der Links in den anderen Termin und damit „Raum“ wechseln kann. Und da Zoom gerade viele Standards setzt, wird diese Funktionalität vermutlich in allen Systemen mittelfristig möglich sein.
  • Umfragetools: Eine unkomplizierte und barrierefreie Art, schnell Meinungen und Ideen der Gruppe abzufragen, ist das Nutzen von Online-Umfragetools wie Mentimeter oder Voxr. Die Teilnehmenden können sich über einen Link ohne weitere Registrierung einloggen. Gut bedienbar auch per Smartphone. Optisch machen sie auch viel her, in dem die Antworten z.B. als Wortwolke oder in Skalenform dargestellt werden. Ich benutze diese Art der Interaktion gerne gerade in kurzen Meetings und wenn kein virtuelles Whiteboard zur Verfügung steht.

C wie Check-In & Check-Out…oder: öfter mal virtuell die Hände schütteln!

Ein gutes Meeting ist wie ein gelungenes Menü. Es lebt von abwechslungsreichen Zutaten und einer inspirierenden Vor- und Nachspeise. Deshalb gehört in jedes Meeting, und sei es noch so kurz, ein Check-In wie auch ein Check-Out. In der virtuellen Welt sind diese Elemente noch mal wichtiger, weil sie dabei helfen zu benennen, was zwischen den Zeilen noch mit an Meeting-Bord ist.

Wozu so ein Check-In?

  • um gemeinsam anzukommen und den notwendigen Fokus zu finden
  • um Themen, die vielleicht nichts ins Meeting gehören, aber trotzdem beschäftigen und somit ablenken, zu benennen und zu integrieren
  • um sich auf menschlicher Ebene virtuell die Hand zu schütteln, schlicht „die richtige Chemie“ herzustellen, prima gelingt das z.B. mit dem Mood-Meter

Beispielfragen: Was bewegt Dich gerade? Was ist Dir für das Meeting wichtig? Was brauchst Du, um Dich in den nächsten xx Minuten voll auf das Meeting einlassen zu können?

Wozu ein Check-Out?

  • um sich ein gemeinsames Bild der wichtigsten Ergebnisse zu bilden
  • um die gemeinsame Arbeit zu würdigen
  • um die Art der Zusammenarbeit zu reflektieren, und daraus für das nächste Meeting zu lernen
  • um sich einig zu sein, wie es weiter geht

Beispielfragen: Was ist das wichtigste Ergebnis des Meetings? Welche neue Erkenntnis nehme ich mit? Wie war die Qualität unserer Zusammenarbeit?

D wie Dokumentation…oder: wer schreibt der bleibt!

Vielleicht der unbeliebteste und gleichzeitig einer der wichtigsten Hebel, um mithilfe guter Online Moderation gemeinsam etwas zu bewegen: Ergebnisse dokumentieren! Und zwar nicht erst x Tage später vom dazu gedrängten Protokollanten, sondern direkt, transparent und gemeinsam im Meeting. Im virtuellen Raum geht das theoretisch mit allen unter B wie Beteiligung genannten Tools. Hauptsache: alle können es sehen und nicken. Oder eben direkt Einspruch erheben, wenn sie ein anderes Verständnis der Ergebnisse haben. Dokumentieren ist übrigens auch ein sehr eleganter Weg, um Vielredner zum Punkt kommen zu lassen. Einfach mit der Frage: Was vom Gesagten soll festgehalten werden? Die einfachste Form der Dokumentation ist die WWW-Matrix:

|   WER?   |   macht WAS?  |   bis WANN?  |.

Und effektiverweise tauchen unter „WER?“ nur Anwesende auf 😉

E wie Equipment….oder: gut gesehen und gehört werden ist schon die halbe Miete!

Als Führungskraft können Sie sich gerade noch so viel Mühe geben mit der Gestaltung guter virtueller Meetings. Wenn Ihre Kamera nur die Zimmerdecke zeigt und Ihr Mikro nur so vor sich hin knarzt, dann war das alles für den Papierkorb. Hier also ein paar Equipment-Basics, in die Sie lohnenswerterweise investieren (sofern nicht eh schon verfügbar):

  • Sie benötigen UNBEDINGT eine anständige Webcam, also mit ausreichender Auflösung (1080p) und idealerweise auch mit passablem Mikro. Die Kollegen von Chip geben hier einen kleinen Einblick. Die im Laptop eingebauten Kameras haben meistens leider weder eine gute Auflösung noch eine gute Position, um Sie präsent übertragen zu können. Ihr Ziel ist es, auf Augenhöhe mit Ihren Gesprächspartnern zu kommen. Dafür platzieren Sie die Webcam eben auch auf Augenhöhe oder etwas darüber. Bitte nicht auf Tastaturhöhe, so dass Sie schräg von unten dargestellt sind. Das ist einfach nur schräg und ungünstig für die Kommunikation. Sprechen Sie dann während des Meetings möglichst viel direkt in die Kamera, denn nur so vermitteln Sie den anderen das Gefühl, direkt angeschaut zu werden. Ein kleines Bild mit gemalten Menschen hinter der Kamera wie im Bild rechts kann Ihnen diesen „Direktblick“ übrigens erleichtern. Das Bild zeigt Ihnen beispielhaft meinen Equipment-Aufbau im Home Office für meine kurzfristig virtualisierte Vorlesungsreihe „Change Management“ an der Euro-FH im Corona-April.
    Online Moderation braucht angemessenes Euquipment für bewegende virtuelle Meetings
  • Sehr viel Ihrer Präsenz hängt auch von Ihrer Stimme ab, und die kann im virtuellen Raum ungünstig verzerrt werden, wenn Sie kein ansprechendes Mikro verwenden. Sie können sich ein Beispiel an den You-Tubern nehmen und in ein Podcast-Mikro investieren, oder Sie nutzen das Mikro Ihrer Webcam. Alternativ kann auch ein Headset gut funktionieren. Testen Sie am besten verschiedene Möglichkeiten einmal aus und lassen Sie sich vom virtuellen Gegenüber berichten, wie gut die Qualität ist. (Seit mein Schreibtisch aussieht wie ein You-Tube Studio bin ich übrigens in der Achtung meines 11-jährigen Sohnes immens gestiegen 😃.)
  • entscheidend für Ihre Präsenz ist auch schlicht das Licht, in dem Sie erscheinen. Tageslicht bitte niemals von hinten (dann sind Sie fast schwarz wie die Nacht), sondern lieber von vorne oder von der Seite. Tageslichtlampen oder sogar Filmlampen können helfen, Ihr Gesicht und Ihren Oberkörper in seiner vollen Schönheit darzustellen. Profis arbeiten mit der 3-Punkt Technik, also Licht von vorne sowie von links und rechts. Viele Videokonferenzsysteme bekommen gerade auch neue Videofilter, die die Helligkeit optimieren können. Am besten testen Sie Ihre Darstellung im Vorwege, so dass Sie noch genug Zeit haben, um mehr Licht zu beschaffen.
  • hilfreich ist auch ein grosser (teilbarer) Bildschirm oder alternativ ein 2. Bildschirm, da Sie auf diese Weise die Teilnehmenden der Videokonferenz darstellen können und parallel auch weitere Werkzeuge wie Whiteboards oder Umfragetools.
  • und last but not least: Ihre Internetverbindung muss genug Bandbreite an Bord haben, nicht nur im Downloadbereich sondern eben auch im Upload. Denn selbst wenn Sie bisher prima Netflix streamen können, könnte die Bandbreite jetzt an Ihre Grenzen kommen, da Videokonferenzen eben auch sehr viel Uploadkapazität erfordern. Wenn Sie feststellen, dass Ihr Bild immer mal wieder einfriert oder der Ton komplett verzerrt ankommt, dann checken Sie ruhig mal die verfügbaren Kapazitäten und erhöhen Sie sie bei Bedarf. Ein LAN-Kabel kann hier auch kleine Wunder bewirken.

F wie Fröhlichkeit…oder: ja – ein Online Meeting darf Spaß machen!!!

Natürlich feiern wir in Online Meetings keinen Kindergeburtstag. Und gerade aktuell ist die Lage oft viel zu ernst, um darüber zu spaßen. Aber was vermissen wir alle am meisten im virtuellen Raum? Die zwischenmenschliche Nähe. Und was ist die kürzeste Verbindung zwischen zwei Menschen? Ein Lächeln! Also bringen Sie doch ein bisschen Humor in die ganze Geschichte. In dem Sie z.B. über sich selbst lachen, wenn Sie mal wieder ganz viele wichtige Dinge sagen, aber leider vergessen haben, sich zu „unmuten“. Oder z.B. zu Beginn jeder kurz teilt, welches die skurrilste Situation in der letzten Zeit in Online Meetings war. (Bei mir war das übrigens in einem Workshop, als eine Teilnehmerin sehr irritierende Nachrichten in den Chat tippte. Darauf angesprochen, stellte sie zum Glück klar, dass ihre Katze mehrmals über die Tastatur gelaufen war…) Viel Spaß und zudem wertvolle Ergebnisse bringt übrigens auch die „Kopfstandtechnik“. Dafür drehen Sie Ihre Fragestellung auf den Kopf. Wenn es also z.B. darum geht, gemeinsam die Frage zu erörtern, wie das Projekt zu einem Erfolg geführt werden kann. Dann lassen Sie die Gruppe arbeiten zur Frage: Wie können wir sicherstellen, dass das Projekt auf jeden Fall misslingt? Und danach drehen Sie die bestimmt sehr aufschlussreichen Antworten dann wieder ins Positive und schon haben Sie gemeinsam und mit Spaß die wichtigsten Erfolgsfaktoren entwickelt.

G wie Gelassenheit…oder: erstens kommt es in der Online Moderation eh anders und zweitens als man denkt!

Wir haben da alle gemeinsam gerade jede Menge Herausforderungen zu bewältigen. Und keiner von uns hat die eine richtige Lösung dafür in der Schublade. Nicht mal ich für den todsicheren Erfolg von Online Meetings 😉. Es gibt einfach gerade so viel Komplexes und Unplanbares zu bewältigen, dass wir uns allen den größten Gefallen tun, wenn wir schlicht akzeptieren, dass wir gerade eben nicht alles planen und kontrollieren können. Selbst wenn Sie sich das beste Equipment der Welt auf den Schreibtisch stellen, kann es Ihnen passieren, dass die Technik im Online Meeting zusammenbricht. Je gelassener wir mit Online Meetings, Krisen, uns selbst und auch unseren Mitmenschen umgehen, desto näher kommen wir uns und damit dann auch wieder realistischen gemeinsamen Lösungen.

Trauen Sie sich also, in Online Meetings sowohl „High Tech“ als auch „High Touch“ aus dem Köcher zu holen. Und dann freuen Sie sich über bewegende Momente und Ergebnisse.

Führen auf Distanz interaktives Online Training wirksames Digital Leadership

Und falls Sie Lust bekommen haben, sich intensiver mit den „neuen“ Herausforderungen der virtuellen Führung zu beschäftigen, dann sehen wir uns ja vielleicht bald mal in einem unserer kostenlosen Schnupper-Workshops oder in einem unserer interaktiven Online-Trainings zum Thema „Führen auf Distanz“. Ich freue mich auf Sie!

Ihre Gesine Engelage-Meyer

 

 

 

 

 

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