Online Moderation: das kleine ABC für bewegende virtuelle Meetings

Online Moderation_Virtuelle Meetings_Change Management_kleines ABCOnline Moderation – denn virtuelle Meetings gibt es auch in bewegend!

Prima. Dank der Coronakrise haben wir es jetzt alle irgendwie geschafft, unsere Meetings in die virtuelle Welt zu verlegen. Als Führungskraft trommelst Du Dein Team jetzt also nicht mehr im fensterlosen Besprechungsraum zusammen, sondern lädst ein zu einer Videokonferenz.

Daran haben sich die meisten inzwischen gewöhnt. Nur freut sich auch schon jemand auf so ein Online Meeting? Hattest Du schon das Gefühl, dass Ihr virtuell nicht nur Informationen austauschen, sondern wirklich gemeinsam etwas bewegen konntet? Falls nein – dann ist das sehr schade und gehört schleunigst verändert.

Denn die virtuelle Kommunikation kann richtig gut, effektiv und bewegend sein, wenn ein paar wichtige Schlüssel gekonnt gedreht werden. Hier also ein paar meiner Erkenntnisse aus den vielen Online-Workshops und -Meetings, die ich in den letzten Monaten moderieren durfte. Für alle Eselsbrückenfreunde in Form eines kleinen ABC😉.

A wie Agenda….oder: wozu überhaupt dieses Online Meeting?

Agenda (lateinisch) = Dinge, die zu tun sind. Wer kennt sie nicht, die agendalosen Meetings, in denen jeder hofft, dass beim gemeinsamen Zusammensitzen schon irgendwie der Funke überspringen wird? In persönlichen Meetings klappt das ja sogar hier und da auch. Im virtuellen Raum kannst Du das glatt vergessen, weil…

1. durch die reduzierte Körpersprache ein intuitiver Gesprächsfluss kaum entstehen kann.
2. im virtuellen Kontext „die Lauten“ ohne Moderation dazu tendieren, noch mehr zu reden und „die Leisen“ sich tendenziell noch mehr zurück ziehen.
3. die Aufmerksamkeitsspanne noch mal kürzer ist als im persönlichen Kontakt, denn unser Gehirn steuert unsere Aufmerksamkeit unbewusst dahin, wo uns emotional etwas bewegt (und das ist wenig im virtuellen Raum).

Hier ein paar Tipps zum Erstellen einer effektiven Agenda für ein virtuelles Meeting:

Zeitfenster:

  • Halte das virtuelle Meeting nur so kurz wie nötig und investiere stattdessen mehr Zeit in die Vor- und Nachbereitung
  • Die benötigte Gesamtlänge des Meetings errechnest Du einfach, in dem Du die benötigte Zeit, die Du für ein persönliches Meeting veranschlagen würden, verdoppelst. Damit hast Du genug Puffer für alle virtuellen Zeitfresser: Technische Probleme, akustische und visuelle Missverständnisse, Wechselzeiten für Kollaborationstools und virtuelle Kleingruppenräume, längere Entscheidungsprozesse etc. (siehe auch B wie Beteiligung und E wie Equipment). Alle, die exakter planen wollen, werden hier fündig. Du hast nicht so viel Zeit? Dann reduziere entsprechend die Agenda, um Pufferluft zu schaffen.
  • Gib den Teilnehmenden spätestens nach jeweils 10 Minuten etwas zu tun (siehe auch B wie Beteiligung)
  • Plane für längere Meetings nach 60 oder allerspätestens nach 90 Minuten eine Kaffeepause ein

Vorab unbedingt zu klärende Fragen:

  • Wozu brauchen wir dieses Meeting? Was soll danach anders sein? Welche Art der Ergebnisse streben wir an?
    Mehr zur hilfreichen Unterscheidung von Meetingarten kannst Du hier lesen.
  • Warum überhaupt ein virtuelles Meeting, gibt es vielleicht energiesparende (asynchrone) Alternativen? Z.B. Online-Umfragen, Infopapiere, Diskussionsforen…
  • Was gibt es konkret zu diskutieren, entscheiden, entwerfen oder erfahren?
  • Wer muss zwingend dabei sein, damit z.B. Entscheidungen getroffen oder Meinungen gehört werden?
  • Wer übernimmt die wichtigen Rollen Moderator*in, Zeitnehmer*in, Zwischen-den-Zeilen-Leser*in und Dokumentator*in?
  • Wie kommunizieren wir? Welche Tools benutzen wir für welchen Agendapunkt? Wie vertraut ist jeder mit dem Tool?

B wie Beteiligung…oder: gib‘ meinem Gehirn bitte Futter!

Kurzweilige Interaktion ist DIE entscheidende Zutat für ein bewegendes Online Meeting. Ist es in einem persönlichen Meeting schon schwer für die Teilnehmenden, monologischen Vorträgen zu folgen, so ist es virtuell schlicht unmöglich. Unser Gehirn braucht Futter und ist ständig auf der Suche nach interessantem Input. Unbewusst checken wir ständig, ob uns das Geschehen emotional anspricht. Da virtuell ein Großteil der nonverbalen Kommunikation und damit die Emotionen wegfallen – ist es völlig normal, dass die Teilnehmenden zu ihren E-Mails oder Tik-Tok abschweifen, wenn sie nicht beteiligt werden. Die gute Nachricht: im virtuellen Raum gibt es eine Vielzahl spannender Beteiligungsformen:

  • Energizer: Bringe gerade zu Beginn etwas Farbe ins Spiel und Leben in die (schläfrige) Runde. Lasse z.B. jeden ein zur persönlichen Stimmung passendes Emoji auf ein Post-it malen und in die Kamera halten. Oder Du lässt jeden einen Stift in die Kamera halten und gibst dann die Aufgabe, diesen von Kamerabild zu Kamerabild „wandern“ zu lassen. Die Möglichkeiten sind schier endlos! Hier entlang für mehr Inspirationen..
  • Offene Fragen: Stelle eine Frage an die Runde und lasse die Teilnehmenden nacheinander zu Wort kommen. Habe hierbei etwas Geduld, denn virtuell entstehen mehr Gesprächspausen als im persönlichen Kontakt. Und plane hierfür genug Zeit ein, eben weil der virtuelle Dialog schleppender ist als der persönliche. Sprich bewusst „die Leisen“ namentlich an und bitte sie um ihre Meinung.
  • Chat: Stelle eine Frage an die Runde und lasse sie schriftlich im Chat beantworten. Wunderbar geeignet, um schnell den Input der ganzen Runde zu bekommen. Liese die Antworten kurz und knapp vor, damit füllst Du auf angenehme Art die Stille. Behalte während des ganzen Meetings den Chat zudem im Auge, weil sich manche lieber schriftlich als mündlich äußern, z.B. zu technischen Problemen
  • Kollaboratives Whiteboard: Viele Konferenztools haben sie schon eingebaut mit tollen Möglichkeiten zur Ko-Kreation (z.B. Zoom). Darüber hinaus gibt es noch zusätzliches Boards, die viele Funktionen zum gemeinsamen Post-it Kleben, Visualisieren, Texten etc. bieten. Beispiele: Mural, Miro, oder Conceptboard.
    Einführung in #MURAL: Interaktiv und virtuell zusammenarbeiten #Tutorial #Deutsch
  • Breakout-Gruppen: Die ultimative Lösung, um Dialog im virtuellen Raum zu fördern. Teile die Gruppe in Kleingruppen auf und lasse sie konkrete Fragestellungen in separaten Räumen erörtern. Wenn Du dann auch noch mit einem Whiteboard oder einem Umfragetool arbeitest und die Ergebnisse festhalten lässt, kannst Du im Anschluss in grosser Runde damit weiter arbeiten. Technisch ist diese Form der Beteiligung in den meisten Videokonferenzsystemen abgesehen von Zoom noch eine kleine Herausforderung. Doch auch hier gibt es „Workarounds“. Z.B. in dem Du mehrere Termine parallel anlegen, und die Links dieser Termine dann den einzelnen Gruppen im Chat kommunizieren. So dass dann jeder durch das  Anklicken der Links in den anderen Termin und damit „Raum“ wechseln kann. Und da Zoom gerade viele Standards setzt, wird diese Funktionalität vermutlich in allen Systemen mittelfristig möglich sein.
  • Umfragetools: Eine unkomplizierte und barrierefreie Art, schnell Meinungen und Ideen der Gruppe abzufragen, ist das Nutzen von Online-Umfragetools wie Mentimeter oder Voxr. Die Teilnehmenden können sich über einen Link ohne weitere Registrierung einloggen. Gut bedienbar auch per Smartphone. Optisch machen sie auch viel her, in dem die Antworten z.B. als Wortwolke oder in Skalenform dargestellt werden. Ich benutze diese Art der Interaktion gerne gerade in kurzen Meetings und wenn kein virtuelles Whiteboard zur Verfügung steht.

C wie Check-In & Check-Out…oder: öfter mal virtuell die Hände schütteln!

Ein gutes Meeting ist wie ein gelungenes Menü. Es lebt von abwechslungsreichen Zutaten und einer inspirierenden Vor- und Nachspeise. Deshalb gehört in jedes Meeting, und sei es noch so kurz, ein Check-In wie auch ein Check-Out. In der virtuellen Welt sind diese Elemente noch mal wichtiger, weil sie dabei helfen zu benennen, was zwischen den Zeilen noch mit an Meeting-Bord ist.

Wozu so ein Check-In?

  • um gemeinsam anzukommen und den notwendigen Fokus zu finden
  • um Themen, die vielleicht nichts ins Meeting gehören, aber trotzdem beschäftigen und somit ablenken, zu benennen und zu integrieren
  • um sich auf menschlicher Ebene virtuell die Hand zu schütteln, schlicht „die richtige Chemie“ herzustellen, prima gelingt das z.B. mit dem Mood-Meter

Beispielfragen: Was bewegt Dich gerade? Was ist Dir für das Meeting wichtig? Was brauchst Du, um Dich in den nächsten xx Minuten voll auf das Meeting einlassen zu können?

Wozu ein Check-Out?

  • um sich ein gemeinsames Bild der wichtigsten Ergebnisse zu bilden
  • um die gemeinsame Arbeit zu würdigen
  • um die Art der Zusammenarbeit zu reflektieren, und daraus für das nächste Meeting zu lernen
  • um sich einig zu sein, wie es weiter geht

Beispielfragen: Was ist das wichtigste Ergebnis des Meetings? Welche neue Erkenntnis nehme ich mit? Wie war die Qualität unserer Zusammenarbeit?

D wie Dokumentation…oder: wer schreibt der bleibt!

Vielleicht der unbeliebteste und gleichzeitig einer der wichtigsten Hebel, um mithilfe guter Online Moderation gemeinsam etwas zu bewegen: Ergebnisse dokumentieren! Und zwar nicht erst x Tage später vom dazu gedrängten Protokollanten, sondern direkt, transparent und gemeinsam im Meeting. Im virtuellen Raum geht das theoretisch mit allen unter B wie Beteiligung genannten Tools. Hauptsache: alle können es sehen und nicken. Oder eben direkt Einspruch erheben, wenn sie ein anderes Verständnis der Ergebnisse haben. Dokumentieren ist übrigens auch ein sehr eleganter Weg, um Vielredner zum Punkt kommen zu lassen. Einfach mit der Frage: Was vom Gesagten soll festgehalten werden? Die einfachste Form der Dokumentation ist die WWW-Matrix:

|   WER?   |   macht WAS?  |   bis WANN?  |.

Und effektiverweise tauchen unter „WER?“ nur Anwesende auf 😉

E wie Equipment….oder: gut gesehen und gehört werden ist schon die halbe Miete!

Als Führungskraft kannst Du Dir gerade noch so viel Mühe geben mit der Gestaltung guter virtueller Meetings. Wenn Deine Kamera nur die Zimmerdecke zeigt und Dein Mikro nur so vor sich hin knarzt, dann war das alles für den Papierkorb. Hier also ein paar Equipment-Basics, in die Du lohnenswerterweise investierst (sofern nicht eh schon verfügbar):

  • Du benötigst UNBEDINGT eine anständige Webcam, also mit ausreichender Auflösung (1080p) und idealerweise auch mit passablem Mikro. Die Kollegen von Chip geben hier einen kleinen Einblick. Die im Laptop eingebauten Kameras haben meistens leider weder eine gute Auflösung noch eine gute Position, um Du präsent übertragen zu können. Dein Ziel ist es, auf Augenhöhe mit Deinen Gesprächspartnern zu kommen. Dafür platzierst Du die Webcam eben auch auf Augenhöhe oder etwas darüber. Bitte nicht auf Tastaturhöhe, so dass Du schräg von unten dargestellt bist. Das ist einfach nur schräg und ungünstig für die Kommunikation. Sprich dann während des Meetings möglichst viel direkt in die Kamera, denn nur so vermittelst Du den anderen das Gefühl, direkt angeschaut zu werden. Ein kleines Bild mit gemalten Menschen hinter der Kamera wie im Bild rechts kann Dir diesen „Direktblick“ übrigens erleichtern. Das Bild zeigt Dir beispielhaft meinen Equipment-Aufbau im Home Office für meine kurzfristig virtualisierte Vorlesungsreihe „Change Management“ an der Euro-FH im Corona-April.
    Online Moderation braucht angemessenes Euquipment für bewegende virtuelle Meetings
  • Sehr viel Deiner Präsenz hängt auch von Deiner Stimme ab, und die kann im virtuellen Raum ungünstig verzerrt werden, wenn Du kein ansprechendes Mikro verwenden. Du kannst Dir ein Beispiel an den YouTubern nehmen und in ein Podcast-Mikro investieren, oder Du nutzt das Mikro Deiner Webcam. Alternativ kann auch ein Headset gut funktionieren. Teste am besten verschiedene Möglichkeiten einmal aus und lasse Dich vom virtuellen Gegenüber berichten, wie gut die Qualität ist. (Seit mein Schreibtisch aussieht wie ein YouTube Studio bin ich übrigens in der Achtung meines 11-jährigen Sohnes immens gestiegen 😃.)
  • entscheidend für Deine Präsenz ist auch schlicht das Licht, in dem Du erscheinst. Tageslicht bitte niemals von hinten (dann bist Du fast schwarz wie die Nacht), sondern lieber von vorne oder von der Seite. Tageslichtlampen oder sogar Filmlampen können helfen, Dein Gesicht und Deinen Oberkörper in seiner vollen Schönheit darzustellen. Profis arbeiten mit der 3-Punkt Technik, also Licht von vorne sowie von links und rechts. Viele Videokonferenzsysteme bekommen gerade auch neue Videofilter, die die Helligkeit optimieren können. Am besten testest Du Deine Darstellung im Vorwege, so dass Du noch genug Zeit hast, um mehr Licht zu beschaffen.
  • hilfreich ist auch ein grosser (teilbarer) Bildschirm oder alternativ ein 2. Bildschirm, da Du auf diese Weise die Teilnehmenden der Videokonferenz darstellen kannst und parallel auch weitere Werkzeuge wie Whiteboards oder Umfragetools.
  • und last but not least: Deine Internetverbindung muss genug Bandbreite an Bord haben, nicht nur im Downloadbereich sondern eben auch im Upload. Denn selbst wenn Du bisher prima Netflix streamen kannst, könnte die Bandbreite jetzt an ihre Grenzen kommen, da Videokonferenzen eben auch sehr viel Uploadkapazität erfordern. Wenn Du feststellst, dass Dein Bild immer mal wieder einfriert oder der Ton komplett verzerrt ankommt, dann checke ruhig mal die verfügbaren Kapazitäten und erhöhe sie bei Bedarf. Ein LAN-Kabel kann hier auch kleine Wunder bewirken.

F wie Fröhlichkeit…oder: ja – ein Online Meeting darf Spaß machen!!!

Natürlich feiern wir in Online Meetings keinen Kindergeburtstag. Und gerade aktuell ist die Lage oft viel zu ernst, um darüber zu spaßen. Aber was vermissen wir alle am meisten im virtuellen Raum? Die zwischenmenschliche Nähe. Und was ist die kürzeste Verbindung zwischen zwei Menschen? Ein Lächeln! Also bringen doch ein bisschen Humor in die ganze Geschichte. In dem Du z.B. über Dich selbst lachst, wenn Du mal wieder ganz viele wichtige Dinge sagst, aber leider vergessen hast, Dich zu „unmuten“. Oder z.B. zu Beginn jeder kurz teilt, welches die skurrilste Situation in der letzten Zeit in Online Meetings war. (Bei mir war das übrigens in einem Workshop, als eine Teilnehmerin sehr irritierende Nachrichten in den Chat tippte. Darauf angesprochen, stellte sie zum Glück klar, dass ihre Katze mehrmals über die Tastatur gelaufen war…) Viel Spaß und zudem wertvolle Ergebnisse bringt übrigens auch die „Kopfstandtechnik“. Dafür drehst Du Deine Fragestellung auf den Kopf. Wenn es also z.B. darum geht, gemeinsam die Frage zu erörtern, wie das Projekt zu einem Erfolg geführt werden kann. Dann lasse die Gruppe arbeiten zur Frage: Wie können wir sicherstellen, dass das Projekt auf jeden Fall misslingt? Und danach drehst Du die bestimmt sehr aufschlussreichen Antworten dann wieder ins Positive und schon habt Ihr gemeinsam und mit Spaß die wichtigsten Erfolgsfaktoren entwickelt.

G wie Gelassenheit…oder: erstens kommt es in der Online Moderation eh anders und zweitens als man denkt!

Wir haben da alle gemeinsam gerade jede Menge Herausforderungen zu bewältigen. Und keiner von uns hat die eine richtige Lösung dafür in der Schublade. Nicht mal ich für den todsicheren Erfolg von Online Meetings 😉. Es gibt einfach gerade so viel Komplexes und Unplanbares zu bewältigen, dass wir uns allen den größten Gefallen tun, wenn wir schlicht akzeptieren, dass wir gerade eben nicht alles planen und kontrollieren können. Selbst wenn Du Dir das beste Equipment der Welt auf den Schreibtisch stellst, kann es Dir passieren, dass die Technik im Online Meeting zusammenbricht. Je gelassener wir mit Online Meetings, Krisen, uns selbst und auch unseren Mitmenschen umgehen, desto näher kommen wir uns und damit dann auch wieder realistischen gemeinsamen Lösungen.

Traue Dich also, in Online Meetings sowohl „High Tech“ als auch „High Touch“ aus dem Köcher zu holen. Und dann freue Dich über bewegende Momente und Ergebnisse.

Möchtest Du fitter werden in der Moderation von Online-Meetings mit mehr Beteiligung und besseren Ergebnissen? Dann ordere Dir jetzt einfach einen  „Lernhappen to go“.

Ich freue mich auf Dich.

Deine Gesine Engelage-Meyer

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Wir bewegen Elefanten! Wir unterstützen Führungskräfte dabei, ihre Teams für Veränderungen zu gewinnen und Konflikte als Ressource für vertrauensvolle Zusammenarbeit zu nutzen.
Das nennen wir elephantCHANGE = Change Management auf die persönliche Art
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Deine Gesine Engelage-Meyer

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