Interaktives Online Meeting: Tschüss Bildschirmmüdigkeit – Hallo Spaß und guter Austausch!
Was hilft am meisten gegen Bildschirmmüdigkeit in Videokonferenzen? Ganz einfach: Die Teilnehmenden kurzweilig zu beteiligen. Für ein interaktives Online Meeting gilt die Regel: spätestens nach 10 Minuten brauchen die Gehirne der Anwesenden neue „ToDos“. Das macht es dann so spannend, dass das Abschweifen zu E-Mails und Instagram keine Optionen mehr sind 😉.
Und nein, ein interaktives Online Meeting bedeutet eben nicht, dass eine:r den Bildschirm samt Powerpoint-Präsi teilt und die anderen eine Stunde lang konsumieren. Gemeint ist hier inspirierender Austausch, das virtuelle „Köpfe zusammen stecken“, das Entwickeln haufenweise praktikabler Lösungsideen – bei dem wie nebenbei auch noch ein besseres Wir-Gefühl entsteht.
Glücklicherweise kann ich nun dank der Erfahrung mit der Moderation vieler interaktiver Online Meetings mit den unterschiedlichsten Werkzeugen und Videokonferenzsystemen überzeugt vermelden: Miteinander-Momente mit Spaß und richtig guten Ergebnissen lassen sich auch Online erzeugen. Dafür stelle ich jetzt hier 6 Werkzeuge vor, die mit so ziemlich jedem Videokonferenzsystem kreativ einsetzbar sind.
(1) Kamerabild: Wer sich sieht ist sich gleich viel näher!
Dank der Webcams sind wir uns auch auf Distanz viel näher als noch vor wenigen Jahren vorstellbar. Gestik und Mimik benötigt unser Gehirn, um auch zwischen den Zeilen lesen zu können. In jedem Fall lohnt sich die Überzeugungsarbeit für das Anknipsen der Kameras. Zudem sehen wir nicht nur die Teamkolleg:innen, die dabei sind, sondern bekommen auch noch Einblick in Persönliches. Das schweißt zusammen und bietet gleichzeitig Raum für persönlichen Austausch.
Post-it Mania
Mit Post-its lässt sich Analoges prima mit Digitalem verknüpfen. Bitte doch anstelle einer langen Diskussionsrunde mal darum, das Kamerabild mit einem Post-it oder alternativ einem Blatt Papier zu verdecken. Kündige an, als nächstes Fragen zu stellen, und wer die Frage bejaht möge das Post-it von der Kamera entfernen. Zum Beispiel zum Kennenlernen: „Wer ist vom Home Office aus dabei?“, „Wer trinkt lieber Kaffee als Tee?“. Oder zur Themenbearbeitung: „Wer möchte, dass wir nun eine Entscheidung treffen?“. Die Meinung der Teilnehmenden wird so schnell sichtbar – und sieht auch noch verdammt gut aus dabei. 👌
Oder wie wäre es mit einer schnellen Stimmungsabfrage? Bitte jeden ein passendes Smiley zur aktuellen Gemengelage auf ein Post-it zu malen und in die Kamera zu halten. Das schafft Klarheit und Aufgewecktheit gibt es als Sahnehäubchen oben drauf.
Blue Challenge
Anders als im Büro sitzen wir in der Remote-Zusammenarbeit leider alle gerade viel zu lange still. Für Bewegung zwischendurch kann da eine „Challenge“ sorgen, die mit Aufstehen verbunden ist. Bitte doch mal alle Beteiligten, möglichst schnell „etwas Blaues“ zu organisieren und in die Kamera zu halten. Oder verknüpfe die Aufgabe mit dem Thema des Meetings. In meinen Workshops geht es zum Beispiel oft um das Thema Change Management. Also bitte ich die Teilnehmenden, einen Gegenstand zu holen, den sie mit dem Sinn des Change Projektes verbinden. Im Anschluss lässt sich wunderbar dazu reflektieren. Und da es eine Challenge ist, kommuniziere zu Beginn, dass verliert, wer als Letzte:s an den Arbeitsplatz zurückkehrt. Und dann zum Beispiel ein Lied singen darf oder die erste Lösungsidee.
(2) Virtueller Hintergrund: Spannend kann es auch Backstage sein
Die meisten Videokonferenzsysteme bieten die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzublenden. Dort macht sich natürlich das Strandbild vom letzten Sommerurlaub gut. Oder nutze auch diese Funktion für eine kleine „Challenge“. Zum Beispiel in dem Du die Aufgabe gibst, dass alle Teilnehmenden ein zum Thema des Meetings passendes Bild finden und hinter sich einblenden. Oder nutze das Hintergrundbild, um ein „Herzlich Willkommen“ darzustellen oder auch nur einfach einen Geburtstagsgruß an ein anwesendes Geburtstagskind. Der Kreativität sind dabei fast keine Grenzen gesetzt.
(3) Chat: interaktives Online Meeting für die Westentasche
Der Chat – für mich das simpelste und gleichzeitig beste Beteiligungswerkzeug in der Videokonferenz, das ich mir inzwischen auch für Präsenz-Meetings wünsche! Bei mehr als 8 Teilnehmenden werden Online lange Frage- und Antwortrunden schnell ermüdend. Ohne die physische Gegenwart der anderen gelingt es uns kaum, langen Gesprächsrunden aufmerksam zu folgen. Und gleichzeitig ist es ja oft so entscheidend, die Meinungen und Ideen aller Anwesenden einzuholen! Genau hier kommt der Chat ins Spiel. Spielend leicht zu bedienen in allen Konferenzsystemen. Und um die Stille angenehm zu füllen bei längerem Tippen der Antworten, kannst Du die Beiträge auch vorlesen. Oder Du bittest alle, sich die Einträge in Ruhe durchzulesen und dann dazu Stellung zu beziehen.
Smiley-Business
In Kurznachrichten lassen sich die sogenannten Emojis zur Verdeutlichung unserer emotionalen Lage nicht mehr wegdenken. Deswegen ist die Nutzung von Emojis in den meisten Chats auch schon voreingestellt. Falls nicht, dann nutze einfach die magischen „Shortcuts“ zum Öffnen des Emoji-Menüs über ihre Tastatur. Windows: Drücke gleichzeitig die Tasten „Windows“ und „.“. Apple: Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste. Bitte zur schnellen Stimmungs- oder Meinungsabfrage einfach alle Teilnehmenden, das passende Emoji über den Chat zu senden. Nutze das Ergebnis für einen persönlichen Austausch.
Wasserfall
Falls Du möchtest, das die einzelnen Antworten im Chat nicht voneinander beeinflusst werden, dann bitte doch einfach zu tippen, ohne die Eingaben bereits abzusenden. Dies geschieht erst auf Dein Stichwort hin und nachdem alle fertig getippt haben. Die Antworten erscheinen dann auf dem Bildschirm wie ein schneller Wasserfall – das bringt nicht nur optisch Bewegung in die Runde.
(4) Bildschirm teilen: Mein Screen sei mit Dir!
Neben dem Chat ist die Funktion „Bildschirm teilen“ ein solider Klassiker im interaktiven Online Meeting. Die meisten denken dabei sofort an das Teilen von Powerpoint-Präsentationen. Tatsächlich lassen sich aber auch andere Medien wunderbar teilen. Zum Beispiel kollaborative White
boards wie Miro, Mural oder Conceptboard. Dort lässt sich Dein Input ebenso gut darstellen wie in einer klassischen Präsentation. Nur dass die Optik eine andere ist und so für mehr Aufmerksamkeit sorgt. Inzwischen bieten auch viele Videokonferenzsysteme die Möglichkeit, dass die Teilnehmenden den geteilten Bildschirm bearbeiten bzw. kommentieren können. Möglich ist das zum Beispiel mit Zoom, WebEx oder BigBlueButton. So kannst Du ohne Umschweife Feedback mit Emojis oder Stempeln zum Dargestellten einholen, ohne auf andere Werkzeuge zurückgreifen zu müssen. Wichtig hierbei: Die Bildschirmfotos nicht vergessen – sonst ist der Input schnell passé.
Hintergrundmusik
In Präsenz-Meetings spiele ich ja beim Eintreffen der Teilnehmenden genauso wie in den Pausen gerne etwas Musik. Auch dies lassen die meisten Videokonferenzsysteme zu, in dem Du z.B. Deinen Computersound beim „Bildschirm teilen“ mitsenden lässt. Du könntest z.B. ein You-Tube Video abspielen oder einfach den Musik-Streamdienst Deiner Wahl öffnen und teilen. Ein schöner Aha-Effekt vor allem beim Ankommen der Teilnehmenden, weil die meisten hier erst einmal verlegene Stille erwarten anstelle einer entspannten Atmosphäre 🎹.
(5) Breakouts: weniger Gesprächspartner = besserer Austausch!
Weil das schnelle Aufteilen in kleine Gruppen ein wichtiger Hebel für kurzweilige interaktive Online Meetings ist, wird diese Funktionalität der „Breakouts“ nach und nach in immer mehr Konferenzsystemen nachgerüstet. Und selbst ohne diese technische Funktion sollte es immer das Ziel sein, eine Gruppe > 8 Teilnehmenden so schnell und oft wie möglich zur Themenbearbeitung in Kleingruppen (je 2-3 Teilnehmende) aufzuteilen. Dies lässt sich auch bewerkstelligen, in dem mehrere Konferenztermine mit entsprechenden Browser Links parallel angelegt werden. Die Gruppenzuteilung sowie die zugehörigen Meetings-Links können dann für alle sicht- und nachvollziehbar im Chat oder auf dem Whiteboard geteilt werden. Die Ergebnisse lassen sich dann am besten mithilfe einer knappen „Timebox“ in Form weniger Minuten von einzelnen Gruppenmitgliedern mit der großen Gruppe im Anschluss teilen. So kommt jede:r zu Wort und der Austausch hat mehr Qualität.
(6) Umfragen: interaktives Online Meeting mit Interviewcharakter!
Wer liebt sie nicht? Quizähnliche Online-Abfragen, die schnell anzuklicken sind und optisch etwas her machen auf dem Bildschirm. Und weil sie ebenso beliebt sind wie die zuvor benannten Breakouts, rüsten auch hier immer mehr Videokonferenzsysteme nach. Eine systemunabhängige barrierefreie Art, ist das Nutzen von Online-Umfragetools wie Mentimeter oder Voxr. Die Teilnehmenden können sich über einen Link ohne weitere Registrierung einloggen. Gut bedienbar auch per Smartphone. Und sollte keine der technischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen, dann nutze einfach die Online-Konsent-Methode: Alle Teilnehmenden zeigen per Daumen in die Kamera an, ob sie dafür, dagegen oder nicht dagegen sind (die ersten beiden Daumen reichen bei dieser selbstorganisierten Entscheidungsmethode für das Zustandekommen des Beschlusses).
Jetzt wünsche ich Dir richtig gute Ergebnisse mit dem nächsten Online-Meeting, das dank kreativer Beteiligung hoffentlich für alle wie im Fluge vergeht! Wer weiterlesen möchte dazu, wie sich nicht nur interaktive Online Meetings gut gestalten sondern auch ganze Online-Workshops lebendig umsetzen lassen, wird in diesem Blog-Beitrag fündig.
Ich stehe übrigens gerne zur Verfügung für weiteren Dialog und Unterstützung in der Gestaltung und Moderation wirkungsvoller Workshops – Online wie Offline 🎉.
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Deine Gesine Engelage-Meyer
Wofür stehen wir eigentlich bei teamElephant?
Wir bewegen Elefanten! Wir unterstützen Führungskräfte dabei, ihre Teams für Veränderungen zu gewinnen und Konflikte als Ressource für vertrauensvolle Zusammenarbeit zu nutzen.
Das nennen wir elephantCHANGE = Change Management auf die persönliche Art
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