Online Meeting Moderation: wie es auf KEINEN Fall produktiv wird

Online Meeting Moderation: 5 Fehler die Sie besser vermeiden

https://www.teamelephant.de/2021/02/04/online-meeting-moderation-wie-es-auf-keinen-fall-produktiv-wird

Gehört die Online Meeting Moderation zu Ihren Aufgaben? Dann habe ich hier 5 heiße Tipps für Sie, wie es auf KEINEN Fall produktiv wird. Wenn Sie also andersherum diese 5 Fehler besser vermeiden, haben Sie gute Chancen auf ein richtig produktives und kurzweiliges Online Meeting :-).

Denn genau dort verbringen wir ja gerade mehr Zeit denn je. Da das viele Starren auf den Bildschirm schnell ermüdet, ist der Frust besonders hoch, wenn die Meetings unproduktiv bleiben. Das kennen wir ehrlicherweise auch von Meetings in Präsenz, nur entschädigt da oft die Freude am bloßen Zusammensein sowie eine leckere Tasse Kaffee.

1. Ganz ohne Agenda bleibt es beim Prinzip Hoffnung

Wie oft verabreden wir uns zum Meeting in der Hoffnung, dass es besser wird allein dadurch, dass wir zusammensitzen? Manchmal klappt das ja auch sogar. Im Online Meeting sind die Chancen eher mau. Die Zusammenarbeit auf Distanz macht es sehr herausfordernd, zusammen in einen produktiven Arbeitsfluss zu kommen. Wenn dann noch nicht mal klar ist, worum es eigentlich geht und was die Videokonferenz bringen soll, dann vergeht allein schon durch diese zähe Ungewissheit wertvolle Zeit. Und mit ihr verpufft die Energie und somit auch die Lust, Probleme wirklich anzugehen.

Gleichzeitig fehlt ja meistens die Zeit, Termine nicht nur zu haben, sondern sie auch praktisch vorzubereiten.

Deswegen hier ein paar einfache Fragen zur knackigen Vorbereitung von produktiven Online Meetings:

  1. Was will ich mit dem Meeting erreichen?
  2. Was ist den Teilnehmenden wichtig?
  3. Wie will ich beteiligen?
  4. Wie baue ich genug Zeitpuffer ein?
  5. Wie erarbeiten wir Ergebnisse und halten sie fest?

2. Keine Zeitpuffer für Unvorhersehbares einplanen

Mehr in weniger Zeit schaffen. Davon träumen wir doch alle. Und dann kommt ja auch noch die Bildschirmmüdigkeit hinzu. Also lieber das Meeting kürzer ansetzen und dafür mehr auf die Agenda. Dann müssen sich halt mal alle am Riemen reißen und schneller zum Punkt kommen.

In der Realität sieht es dann ja aber so aus, dass am Anfang die Mikrofone irgendwie doch nicht funktionieren, das W-Lan streikt oder das vorherige Meeting länger ging. Und schon ist eine Viertelstunde um, bis es wirklich los geht. Für den so wichtigen Small Talk am Anfang und Ende fehlt leider komplett die Zeit. Wer auf diese Art und Weise ein Online Meeting plant, sorgt erfolgreich dafür, dass es weder eine gute Arbeitsatmosphäre noch zufriedenstellende Ergebnisse gibt.

Was hilft stattdessen? Sich unbedingt bewusst machen, was das wichtigste Ergebnis im Meeting sein soll. Dann nur die Themen ansetzen und genau die Online-Werkzeuge zum Einsatz bringen, die genau diesem Ergebnis dienen. Die meiste Zeit sollte dem Austausch untereinander dienen und nicht dem Input.

Geht es dann doch mal schneller als erwartet, wird sich bestimmt niemand beschweren, wenn früher Schluss ist. Planen Sie mindestens 25% Zeitpuffer für Unvorhergesehenes ein. Entweder durch Verlängern des angesetzten Termins oder durch Verschlankung der Agenda. Und schon können alle aufatmen und haben auch wieder mehr Freude am Miteinander in der Videokonferenz.

3. Keine Beteiligung und keiner (wider)spricht

Ein Monolog mit einem 80-seitigen Power-Point-Marathon ist auch in einem Präsenz-Meeting kein Genuss. Im Online-Meeting kommt es jedoch einer Folter gleich. „Our brains run on fun“, und der Spaß entsteht dadurch, dass Meinungen gefragt sind und Köpfe und Hände etwas zu tun bekommen. Unsere Aufmerksamkeit folgt der emotionalen Spannung. Ist es im Online-Meeting nicht spannend, dann finden unsere Gehirne nach allerspätestens 10 Minuten etwas Aufregenderes: Tik-Tok Videos, What’s App Nachrichten, Spiegel Online News…

Wer in der Online-Meeting-Moderation also nicht alle 5-10 Minuten den Teilnehmenden etwas zum MITmachen und MITdenken gibt, der verliert sie schlicht und einfach. Und vom reinen mit sich selber reden ist noch nie eine nachhaltige Lösung entstanden.

MITmachmöglichkeiten gibt es übrigens unendlich viele, hier z.B. ein paar ganz einfache für jedes Videokonferenzsystem.

4. 100% Fokus auf tolle Online Meeting Werkzeuge

Das mit der Beteiligung kann allerdings auch nach hinten losgehen. Nämlich dann, wenn Sie im Online-Meeting so viele verschiedene aufregende Werkzeuge einsetzen (Whiteboards, Quizzes, Umfragen…), dass die Teilnehmenden nur noch damit beschäftigt sind, WIE das ganze eigentlich funktioniert und sich gar nicht auf das WAS – die Inhalte – konzentrieren können.

Deshalb im Vorwege bei der Auswahl von Online-Werkzeugen immer

  1. den Zeit- und Energiebedarf für das Zurechtfinden mit den Werkzeugen realistisch mit dem erhofften Nutzen abwägen
  2. unbedingt alles was dazu gehört vorher testen: Links, Anleitungen, Browservarianten
  3. less is more! Lieber ein Werkzeug weniger und dafür mehr Zeit für den Austausch zu Inhalten und Lösungen

Ich bin ja persönlich zum Beispiel eine große Freundin vom kollaborativen Whiteboard MURAL. Ich setze es jedoch nur ein, wenn genug Zeit für eine Einführung bleibt und es wirklich so viel Nutzen für die Zusammenarbeit bringt, dass es den Orientierungsbedarf rechtfertigt. Zur Erleichterung stelle ich vor dem Online-Meeting einen Zugang zu einem Testboard bereit sowie mein kleines Tutorial:

Einführung in #MURAL: Interaktiv und virtuell zusammenarbeiten #Tutorial #Deutsch

5. Online Meeting Moderation ohne Energie und Präsenz

Wie es in den Wald hineinschallt… Als Moderator:in eines Online-Meetings haben Sie sehr großen Einfluss auf den Energielevel der Teilnehmenden, da diese unbewusst spiegeln, was sie wahrnehmen.

Im schlimmsten Fall ist die Moderation

  • schläfrig
  • unkonzentriert
  • nicht bereit zum Zuhören
  • schlecht hör- und sichtbar bar (Stichwort gutes Mikro und gute Kamera)
  • angespannt
  • abwertend

Entweder übernehmen in diesem Fall die Teilnehmenden das Ruder – oder es bleibt eben einfach ein unproduktives und unangenehmes Online-Meeting.

Wie es besser geht? Starten Sie damit, die hier aufgeführten Fehler einfach zu vermeiden. Bleiben Sie fröhlich und gelassen, denn irgend etwas wird sowieso schief gehen. Stellen Sie sich auf die Teilnehmenden ein, in dem Sie aufmerksam zu hören und hinspüren, was nonverbal im virtuellen Raum noch so vor sich geht – entgegen der langläufigen Meinung ist das nämlich eine ganze Menge. Haben Sie immer ein großes Glas Wasser parat.

Und dann freuen Sie sich einfach, dass wir trotz der erzwungenen Distanz so viel miteinander auf die Beine gestellt bekommen.

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Ich freue mich auf Sie.

Ihre Gesine Engelage-Meyer

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