Hybridmeeting: wie es richtig gut wird und was es bedeutet

Hybridmeeting_Bedeutung_Erfolgsfaktoren bei Moderation und Gestaltung

Hybridmeeting – worauf kommt es an, damit es gut wird?

+++Ein praktisches “Teigrezept” für gute Hybridmeetings – entwickelt und geschmacklich für gut befunden von Sonja Hanau (Meetingschmiede) und Gesine Engelage-Meyer (teamElephant)+++

Na klar! Der Tag wird kommen, an dem wir wieder einigermaßen frei entscheiden können, wie und wo wir ein Meeting abhalten. Doch eins ist jetzt schon klar: in Präsenz wird das deutlich seltener sein. Vielmehr werden wir uns an “wilde” Mischungen von Remote und Face-to-Face gewöhnen. Doch wie gelingt dann so eine hybride Mischung?

Unsere Antwort in einem Satz: Ein Hybridmeeting wird gut, wenn es gelingt, die räumliche Nähe einzelner Teilnehmer:innen bewusst zu nutzen ohne gleichzeitig außer acht zu lassen, alle möglichst gleichberechtigt einzubeziehen.

Was bitte ist überhaupt ein Hybridmeeting?

Ein Meeting nennen wir hybrid, wenn mindestens zwei Teilnehmer:innen physisch an einem Ort teilnehmen (wir nennen sie “Vor-Orties”), während andere von mindestens einem anderen Ort (unsere “Remoties”) dabei sind.

Das ist leicht geschrieben aber weniger leicht in die Tat umgesetzt. Deshalb jetzt mehr Input dazu anhand der von uns identifizierten 4+1 Erfolgsfaktoren.

Die 4+1 Erfolgsfaktoren für ein richtig gutes Hybridmeeting

Ein gutes Rezept braucht gute Grundzutaten. Für ein gutes Hybridmeeting sind das die folgenden:

  1. ganz schön viel Technik….oder was brauchen Sie eigentlich, um überhaupt hybrid miteinander arbeiten zu können?
  2. möglichst viel Gleichberechtigung….oder wie binden Sie alle gleich gut ein – egal wie sie teilnehmen?
  3. definierte Rollen…oder wer macht hier eigentlich was?
  4. sinnvolle Methoden…oder wie kommen Sie nicht nur zusammen, sondern auch zu einem guten Ergebnis?

…plus die eine Geheimzutat, die ein großartiges hybrides Meeting von einem ok-Meeting unterscheidet. Dazu mehr am Ende des Artikels.

Wie aus diesen Zutaten etwas richtig Gutes entsteht, darum geht es jetzt im Folgenden…

1. Technik, die ebenso ermöglicht wie herausfordert

Die Basiszutaten:

Ohne Technik ist virtuelle Zusammenarbeit schlicht unmöglich (zumindest solange wir noch keine durchgängigen telepathischen Fähigkeiten besitzen). Hybride Meetings verschärfen die Anforderungen an die Technik nochmal. Damit ein hybrides Meeting gelingt, wird zunächst mal als Basis benötigt:

  • Die Überbrückung der Distanz leistet ein Videokonferenzsystem wie z.B. Zoom, Teams, Skype oder GotoMeeting.
  • Damit sich alle gleich gut sehen und hören können, braucht es Kameras, Mikrofone und Lautsprecher, die jeweils die/den Sprechenden deutlich übertragen.
  • “Remoties” benötigen idealerweise eine externe Webcam sowie ein Headset. Alternativ funktionieren auch echounterdrückende interne oder externe Mikrofone und Lautsprecher.
  • “Vor-Orties” können idealerweise sowohl dem Geschehen im Raum, als auch der Aktiviät in der Vidoekonferenz gut folgen. Es gibt dafür spezielle Geräte mit fortgeschrittener Intelligenz: Das sind Raumkameras, -mikrofone und -lautsprecher, die smart die jeweils Sprechenden heranzoomen und aufnehmen bzw. wiedergeben. Gleichzeitig gibt es aber auch einfachere Lösungen. Das sind dann die eigenen Laptops oder Tablets, je nach Meetingsdesign kann auch ein Smartphone ausreichen. Headsets sind hilfreich, wenn gemischte Gruppenarbeit (Vor-Orties und Remoties) in Breakouts geplant sind. Wichtig ist, dass nur jeweils ein Raummikrofon (oder mehrere gekoppelte) und Raumlautsprecher aktiv sind, die alle im Raum gemeinsam nutzen. Die inviduellen (Laptop-) Mikrofone und Lautsprecher sind also auf lautlos zu schalten.
  • Die Moderation benötigt einen Laptop mit geteiltem Bildschirm oder einen zusätzlichen Bildschirm, damit sie sowohl die Videokonferenz als auch die zu besprechende bzw. zu bearbeitende Unterlage (Powerpoint, virtuelles Whiteboard etc.) im Blick behalten kann. Sehr empfehlenswert ist der Einsatz einer Raumkamera (entweder smart siehe oben oder einfach eine weitere externe Webcam), die die Menschen im Raum aufnimmt. Damit die Moderation auf jeden Fall gut sichtbar und hörbar ist, sollte sie eine eigene Webcam nutzen.
  • Und noch ein Platztipp für die Moderation:Moderation Hybridmeetings Platztipp alles im Blick behalten
    Als Moderation wählen Sie Ihren Platz im Raum am besten so, dass die Wand mit Beamerbild oder dem Raumbildschirm in Ihrem Rücken ist und die Teilnehmenden vor Ihnen sitzen. Auf dem Tisch vor sich haben Sie dann den Laptop mit externer Webcam und einem geteiltem Bildschirm (oder 2. Bildschirm), so dass Sie alles gut im Blick behalten können:
    + die per Video zugeschalteten Teilnehmenden
    + die Teilnehmenden im Raum
    + die Unterlage (oder das virtuelle Whiteboard etc.), die Sie projezieren
    + den Vidoekonferenz-Chat

Die Spezialzutaten:

  • Damit die “Vor-Orties” die “Remoties” im Blick behalten können, ohne an einzelne Computerbildschirme “getackert” zu sein, macht die Projektion der Videobilder auf ein Smartboard/eine Beamerleinwand viel Sinn
  • Ein gutes Meeting zeichnet sich ja nicht zuletzt durch gemeinsam entwickelte und dokumentierte Ergebnisse aus. Hier hilft ein digitales Whiteboard, das die “Remoties” vom lokalen PC befüllen, während die “Vor-Orties” idealerweise Schulter-an-Schulter auf einem gemeinsamen Smartboard arbeiten. Beliebte Whiteboards sind z.B. Miro, Conceptboard oder Mural (hier entlang für ein kurzes Video-Tutorial zu Mural)
  • Die viele smarte Technik steht (noch) nicht zur Verfügung? Dann entscheiden Sie bewusst, was gerade wichtiger ist: Die räumliche Nähe von einigen zu nutzen oder möglichst viel Gleichberechtigung im Meeting zu ermöglichen. Unter Umständen kann der Ansatz „Einer Remote = Alle Remote” mehr Sinn machen als ein technisch ungünstig eingerichtetes Hybridsetup

2. Gleichberechtigung – oder gleiches Mitmach(t)recht für alle!

Wenn es Ihr Ziel ist, nicht nur Inhalte voranzubringen, sondern auch die räumliche (emotionale) Nähe zumindest einiger Teilnehmender zu nutzen, dann ist ein Hybridmeeting die richtige Wahl. Wir sind gleichzeitig der Überzeugung, dass sinnvolle Ergebnisse in Meetings nur entstehen können, wenn sich alle möglichst gleich angesprochen und einbezogen fühlen. Im Hybridmodus lässt sich das folgendermaßen erreichen:

Die  Basiszutaten:

  • Informieren Sie im Vorfeld alle darüber, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen. Wollen Sie zum Beispiel aktiv an digitalen Whiteboards wie Miro oder Mural arbeiten, sollte jeder versuchen, am Notebook oder Computer zu sitzen (Whiteboards funktionieren auf Tablets einfach nicht gut!)
  • Beginnen Sie Ihr Meeting mit einem guten Check-In, in dem jeder Teilnehmende Raum bekommt.
  • Vereinbaren Sie sinnvolle Meeting-Regeln. Unser Favorit: „Remoties first“. Zu einer offenen Frage würden in diesem Fall z.B. immer zuerst die Remoties antworten und erst im zweiten Schritt die Vor-Orties

Die Spezialzutaten:

  • Eine gleichmäßig rotierende Zusammensetzung innerhalb eines Teams zwischen “Remoties” und “Vor-Orties” kann für einen Ausgleich der Vor- bzw. Nachteile sorgen – ist es möglich, dass jeder mal vor Ort ist?
  • Die passende Technik haben wir in Punkt 1 beschrieben – ist es absehbar, dass grundsätzlich ein großer Teil Ihrer Meetings hybrid sein wird? Dann macht eine entsprechende Investition absolut Sinn. Idealerweise können sich dann dank intelligenter Technik alle untereinander gleich gut ins Gesicht schauen und somit auf Augenhöhe sein.
  • Spielen umfangreiche Inhalte eine Rolle (z.B. lange Auswertungen oder Konzepte), so können diese u.U. asynchron (vor dem Meeting) jedem zum gleich intensiven Studium zur Verfügung gestellt werden. Im Meeting können Sie sich dann auf den Austausch zu den Inhalten konzentrieren.

3. Meetingrollen – wer macht hier eigentlich was?

Ohne klare Rollen- und Aufgabenverteilung wird ein Hybridmeeting kaum gelingen. Legen Sie daher im Vorfeld oder spätestens zu Beginn des Hybridmeetings fest, wer wofür verantwortlich ist:

  • Moderator:in: Hat die Aufgabe, das Meeting immer wieder auf das Ziel zu fokussieren und geeignete Methoden einzusetzen, um dieses Ziel zu erreichen
  • Technische Hilfe: Sorgt dafür, dass alle Fragen zur Technik beantwortet werden. Ich habe keinen Ton, ich sehe das Board nicht… Kümmert sich um parallele Diskussionen im Chat, um das Posten wichtiger technischer Infos, wie z.B. Links zu Whiteboards und um das Anlegen von „Breakouts“ (mehr zu dieser wichtigen Beteiligungsmaßnahme in diesem Blogartikel)
  • Timekeeper: Hat die Gesamtmeetingzeit im Blick und die Zeit der einzelnen Agendapunkte. Erinnert daran, wieviel Zeit noch übrig ist für einen Agendapunkt. Kann auch vom Moderator mit gemacht werden.
  • Energiewächter:in: Es ist Zeit für eine Pause, aber keiner sagt was? Es ist der Job des Energiewächters dafür zu sorgen, dass genügend Pausen gemacht werden, gerade in längeren Workshops oder Terminen.
  • Dokumentierer:in: Ein Ergebnis, an das sich niemand erinnert ist nichts wert. Die/der Dokumentierer:in dokumentiert am Besten direkt im Meeting die Ergebnisse, sichtbar für alle. So ist im Anschluss keine weitere Abstimmung nötig und alles Relevante ist festgehalten worden.

Natürlich können auch alle Rollen von einer Person besetzt werden, diese Herausforderung stellt im Hybridmeeting jedoch allzu schnell eine Überforderung dar. Bei verteilten Rollen entsteht zudem wie nebenbei auch mehr Wir-Gefühl.

4. Sinnvolle Methoden – oder wie kommen wir eigentlich zum Ziel?

Methode Nummer 1 in den meisten Meetings ist die freie Diskussion. Sie ist jedoch nur eine von vielen Möglichkeiten. Zudem ist sie selten die Beste.

Überlegen Sie im Vorfeld, was das eigentliche Ziel des Meetings und der einzelnen Agendapunkte ist. Anschließend definieren Sie zum Ziel passende Methoden. Es gibt so viele Meetingmethoden, dass sie diesen Artikel sprengen würden. Deshalb an dieser Stelle nur unsere zwei Favoriten:

  • Entscheidungsfindung: Es gibt unzählige Möglichkeiten, Entscheidungen zu treffen (und sie nicht zu treffen). In hybriden Meetings funktioniert das Konsent Prinzip aus der Soziokratie oftmals gut. Solange niemand sagt „Ich habe einen schwerwiegenden Einwand im Hinblick auf das gemeinsame Ziel“ gilt die Entscheidung als getroffen.
  • Kreativ: Geht es darum, neue Ideen zu entwickeln, kommen meistens Brainstorming oder Brainwriting zum Einsatz. Neben diesen Evergreens ist unser Favorit 124-all aus den „Liberating Structures„. Hier überlegt jede:r erst für sich, anschließend zu zweit, danach zu viert und erst dann wird es in der großen Gruppe geteilt. Das führt dazu, das Ideen gleich mehrere qualitätsverbessernde Stufen durchlaufen und jede:r zu Wort kommt. Insbesondere bei hybriden Meetings kann so die Stärke der Vor-Orties genutzt werden, in dem sie ihre Ideen untereinander austauschen.

5. Die versprochene Geheimzutat: Bewusstsein über das, was Sie da tun!

EIn Hybridmeeting ist ein Raum, in dem Menschen interagieren. Dieser Raum kann bewusst gestaltet werden! Im Interesse eines guten Ergebnisses und im Interesse aller Teilnehmer:innen.

Je nachdem, wie ein Hybridmeeting gestaltet ist, ermöglicht oder verhindert dieses Bewusstsein vieles.

  • Wenn Sie keine Energie in eine passende Methodenwahl investieren, ermöglicht dies eine sehr schnelle Vorbereitung, verhindert aber im Meeting mit hoher Wahrscheinlichkeit, dass sich alle einbringen können. Es ermöglicht Extrovertierten eine große Bühne und verhindert, dass Introvertierte ihre Sicht einbringen können. Andersherum ermöglicht ein methodisch starker Rahmen die zielgerichtete Bearbeitung eines Themas, verhindert jedoch sich spontan ergebende Schwerpunkte in der Diskussion.
  • In virtuellen Meetings sind die Machtverhältnisse ausgeglichen. Niemand hat einen größeren Schreibtisch, den besseren Stuhl oder eine andere Aura. In Hybridmeetings kann es leicht passieren, dass die “Vor-Orties” durch ihre physische Präsenz stärker sind als die “Remoties” auf dem Bildschirm. Die Moderation sollte hier entgegen wirken und bewusst Methoden wählen, die diesem Machtungleichgewicht entgegen wirken. Zum Beispiel eben dadurch, dass immer die “Remoties” als erste reden.

Hybride Meetings sind eine Herausforderung! Gleichzeitig bieten sie die Möglichkeit, das Beste aus beiden Welten – Präsenz und Online – zu vereinen. Mit unserem Teigrezept samt 4+1 Erfolgsfaktoren sind Sie auf gutem Wege dazu, dass es schmackhaft wird.

Es ist Ihnen bewusst, dass es beim Thema hybride Zusammenarbeit noch um weiter mehr als Hybridmeetings geht? Dann finden Sie in diesem Blogbeitrag ein einfaches Modell sowie 5 identfizierte 5 Schlüsselfaktoren.

Gutes Gelingen!

Hybride Meetings sind bei Ihnen noch weit weg von zufriedenstellend? Dann schauen wir doch einfach gemeinsam, wie Sie als Team die Erfolgsfaktoren anwenden können! Wir haben da ein hübsches Format: Teamworkshop.

Herzliche Grüße

Sonja Hanau & Gesine Engelage-Meyer

Teamworkshop Hybridmeeting_Sonja und Gesine_hybride Meetings gut gestalten

Wie ist dieser Artikel übrigens entstanden?
100 % remote. Kollaborativ, asynchron, mit wechselnder Moderation und viel Visualisierung, tonnenweise Feedback, langjähriger Erfahrung, viel Fokus und genauso viel Spaß und einem Ergebnis, auf das wir stolz sind.

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