Weniger Meetings? Mehr Selbstbestimmung im eigenen Kalender? Asynchrone Zusammenarbeit macht das möglich. Hybride Teams macht sie zudem kreativer, weil gute Ideen nicht mehr nur im Meeting im fixen Zeitfenster sprudeln. Weil stattdessen auch mal die Gedanken unter der Dusche oder beim Abendspaziergang mit dem Hund in die Lösung komplexer Themen einfließen können.
Wenn es zusammen etwas zu erarbeiten gibt, treffen wir uns bisher meist in Meetings. Der Vorteil: Wir können gemeinsam denken und an Lösungen arbeiten. Der Nachteil: Wir müssen uns dafür verabreden und ein gemeinsames Zeitfenster finden. Und ehrlicherweise denken in klassischen Meetings dann eben doch nicht alle mit, entweder weil sie nicht zu Wort kommen oder parallel an etwas anderem arbeiten.
Wichtige Ergebnisse entstehen vor allem zwischen Meetings. Warum also diese produktiven Zwischenräume nicht viel mehr nutzen? Asynchrone Zusammenarbeit ist hierfür genau der passende Hebel für mehr Flexibilität und Fokus.
Was bedeutet asynchrone Zusammenarbeit eigentlich?
Im Gegensatz zu synchroner Zusammenarbeit in Meetings geht es bei der asynchronen Zusammenarbeit darum, zeitversetzt an einer gemeinsamen Aufgabe zu arbeiten. Der bekannteste Weg ist der Austausch per E-Mail. Daher rührt auch der berühmt-verzweifelte Satz “This meeting could have been an email”.
In unserem Buch „Mit hybriden Teams mehr erreichen“ sprechen wir sogar von einem „asynchronen Meeting“. Damit meinen wir, dass sich mindestens zwei Menschen verabreden, um zeit- und ortsunabhängig innerhalb eines klar abgegrenzten Zeitraums auf ein definiertes Ziel hinzuarbeiten.
Digitale Kommunikationswerkzeuge wie Taskboard, Whiteboard, Voicemail und Teamchat, mit denen sich zentral an einem digitalen Ort zusammenarbeiten lässt, verhelfen asynchroner Zusammenarbeit zu immer mehr produktivem Flow.
Falls du dich jetzt fragst, was du konkret tun kannst, um in so einen asynchronen, produktiven Flow zu kommen….. hier kommen fünf praxiserprobten Tipps.
Tipp 1: Den Infoteil auslagern aus Meetings
Statusupdates. 30 Seiten Powerpoint. Die Excel-Tabelle mit 30 Spalten und 50 Zeilen. All das lassen wir in klassischen Meetings über uns ergehen. Eine:r redet, alle anderen hören zu. Oder suchen sich parallel etwas Spannenderes. Informationen zu teilen, ist entscheidend für produktive Zusammenarbeit. Betreutes Lesen ist es jedoch nicht.
Infoteile lassen sich gut aus Meetings auslagern. Dazu verschickst du die Information bzw. das Dokument rechtzeitig vorab mit der freundlichen Aufforderung, es vor dem Meeting zu lesen. Das kann dann jede:r flexibel zur passenden Zeit – also asynchron – machen. Im Meeting selbst liegt dann der Fokus auf dem Austausch zu den Informationen, dem Klären wichtiger Fragen. Und vor allem: Mithilfe der vorab verteilten Informationen lassen sich im Meeting viel besser Entscheidungen treffen und Lösungen für Probleme finden.
Der Vorteil: Du kannst deine Meetings massiv verkürzen – oder sie erübrigen sich sogar ganz. Der Nachteil: Es ist eine Veränderung und wird nicht bei allen sofort auf Begeisterung stoßen. Klarheit und Konsequenz helfen hier. Stelle mit dem Verteilen der Informationen klar, dass sie nicht noch einmal im Meeting durchgegangen werden. Halte dich im Meeting selbst konsequent daran, selbst wenn nicht alle die Informationen gelesen haben. Sonst wird es obsolet für alle, die sich vorab die Zeit genommen haben. Beim nächsten Mal wird es dann schon viel besser klappen. Motivieren kannst du auch, in dem du die Meetingzeit halbierst und im Einladungstext darauf hinweist, dass es 30 Minuten kürzer ausfällt dank der asynchronen Vorbereitung.
Tipp 2: Smarte Kollaborationstools für produktive, asynchrone Zusammenarbeit nutzen
Zusammenarbeit gelingt am besten, wenn wir die gemeinsamen Gedanken und Ideen transparent teilen und weiter bearbeiten können. Früher standen wir dafür zusammen vor der Metaplanwand. Heute treffen wir uns dafür digital auf smarten Kollaborationstools wie einem digitalen Whiteboard (z.B. Conceptboard oder Mural) oder einem Taskboard (z.B. Planner von MS Teams oder Trello). Im Gegensatz zur dezentralen E-Mail haben diese Werkzeuge den Vorteil, dass Informationen gebündelt bearbeitbar sind und jede Veränderung für alle nachvollziehbar ist.
Der zentrale, digitale Ort spart viel Zeit für das Suchen und Zusammenstellen von Informationen, die sich sonst in diversen E-Mails und Laufwerken verstecken. Mithilfe eines Taskboards kannst du z.B. das Ziel und die Agenda eines Meetings vorab sichtbar machen und Änderungsvorschläge für alle transparent an einem Ort sammeln. Das Taskboard ist auch ein guter Ort, um z.B. Statusupdates aus Meetings auszulagern, sodass im Meeting selbst direkt besprochen werden kann, was als Nächstes ansteht.
Tipp 3: Brainstorming mal nicht im Meeting
Wer kennt das nicht? Kreative Lösungen sind gefragt und wir sitzen zusammen im Meeting, um sie auf Knopfdruck hervorzuzaubern. Weil der Modus so vertraut ist, fällt oft hintenüber, dass diese Art und Weise der Ideensammlung nicht immer und für alle produktiv ist. Im Vorteil sind hier alle, die sich gerne als Erstes melden und Gedanken schnell in Worte fassen können. Schnell und laut ist aber nicht gleichzusetzen mit gut und kreativ. Wer professionell schreibt, weiß zum Beispiel, dass die ersten Sätze auf dem Papier nie wirklich gut sind. Gut werden die Gedanken erst beim dritten oder vierten Überarbeiten.
Asynchrone Zusammenarbeit schafft neue Räume, um den Zeitversatz bewusst zu nutzen für eine kreativere Ideensammlung. Praktisch bedeutet das, Antworten auf eine Fragestellung (z.B. „Wie können wir asynchroner zusammenarbeiten?“) nicht im Meeting, sondern zeitversetzt auf einem Taskboard oder einem digitalen Whiteboard zu sammeln. Vereinbart dafür einen Zeitrahmen (z.B. „Bitte sammelt alle Ideen bis Freitag, 12h auf dem Conceptboard“). Im nächsten Meeting könnt ihr die Ideen dann sortieren und abstimmen, welche ihr weiterverfolgt. Das hat den großen Vorteil, dass jede:r an dem Ort und zu der Zeit mitdenken kann, die sich am besten eignet. Sei es nun morgens unter der Dusche oder beim Abendspaziergang mit dem Hund.
Lies mehr dazu, was sich noch alles für asynchrone Zusammenarbeit eignet, in diesem Blogartikel. 
Tipp 4: Meetingfreie Zeitfenster im Team vereinbaren
Den ganzen Tag in Meetings zu verbringen, kostet viel Energie und Arbeitsfreude. Vielleicht kennst du das. Obwohl du den ganzen Tag mit Meetings beschäftigt warst, hast du trotzdem abends das Gefühl, nichts geschafft zu haben. Fokussiertes Arbeiten braucht mehr als 10 Minuten hier und da zwischen Meetings. Es braucht längere und ungestörte Zeitblöcke, in denen du asynchron an wichtigen Themen arbeitest.
Diese Zeitblöcke entstehen nicht von allein im Kalender. Du musst sie dir freiräumen. Hilfreich dafür sind meetingfreie Blöcke von 2 bis 3 Stunden, die du in deinem Kalender einträgst. Wichtig ist hierbei, dass du sie so behandelst wie einen externen Termin, sie also nicht bei erster Gelegenheit sofort wieder absagst.
Noch leichter werden Fokuszeiten während der Arbeitszeit, wenn ihr im Team Vereinbarungen dazu trefft. Das können gemeinsame, meetingfreie Zeiten sein. Oder individuelle Zeitfenster, von denen alle wissen, damit sie leichter respektiert werden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, deine Zeitfenster in deiner E-Mail Signatur transparent zu machen. So können alle besser einschätzen, wann du erreichbar und wann du im Fokusmodus bist.
Auf diese Weise kannst du die asynchronen Zwischenräume stetig vergrößern und dich an mehr Fokus und Flexibilität erfreuen.
Tipp 5: Erwartungen und Rahmen für die asynchrone Zusammenarbeit absprechen
Der Vorteil von Meetings ist ja, dass sie definierte Start- und Endpunkte haben (sofern sich dann jemand daran hält …). Asynchrone Zusammenarbeit hat diese Eckpunkte nur, wenn du sie klar vereinbarst.
Ein gutes asynchrones Brainstorming auf einem digitalen Whiteboard z.B. braucht einen definierten Rahmen.
- Zu welcher Aufgaben-/ Problemstellung wird gearbeitet?
- Was ist das Ziel dabei?
- Bis wann sollen Post-its beschrieben werden?
- Welche Art von Ideen werden erwartet (z.B. nur Stichpunkte oder ganze Sätze?)
- Wie wird mit den Post-its danach weiter gearbeitet?
Wenn asynchrone Zusammenarbeit noch nicht vertraut ist in deinem Team, dann startet ihr am besten mit einer einfachen Aufgabe. Zum Beispiel „Wie wollen wir die nächste Weihnachtsfeier gestalten?“. Besprecht in einem Meeting, wer/was/warum/wie/wann dazu asynchron arbeiten soll. Dann könnt ihr im Anschluss in einem weiteren Meeting die entstandenen Ideen clustern und entscheiden, welche ihr weiterverfolgt.
Asynchrone Zusammenarbeit, egal mit welchem Werkzeug (Taskboard, Whiteboard, E-Mail, Umfragetool, Sprachnachricht, Teamchat), klappt nur so gut, wie ihr die gegenseitigen Erwartungen klärt. Das betrifft vor allem die Antwortzeiten. Ihr könnt etwa vereinbaren, dass ganz Dringendes im Teamchat geteilt wird, mit der Vereinbarung, dass der mindestens zweimal am Tag gelesen wird. Weniger Dringendes könntet ihr per Taskboard teilen, mit der Vereinbarung, dass es mindestens einmal am Tag gelesen wird. Und komplexere Themen, wie z.B. die Arbeit an einem Projekt auf einem digitalen Whiteboard, erfordern zeitliche und qualitative Vereinbarungen zu bestimmten Meilensteinen („Bis Freitag 12 Uhr sammeln wir Ideen zur Frage xy – jeder bitte mindestens 3 Stichpunkte auf je einem Post-it …“).
Asynchrone Zusammenarbeit bringt Schritt für Schritt Arbeitsfreude zurück
Alle vier Minuten werden wir aktuell im Schnitt bei der Arbeit unterbrochen (laut Brandeins). Das kostet uns nicht nur Produktivität, sondern auch ganz viel Arbeitsfreude. Deswegen ist die Sehnsucht nach mehr Fokus und selbstbestimmten Arbeiten gerade groß. Den Anteil asynchroner Zusammenarbeit zu erhöhen, kann dich hierbei einen großen Schritt weiterbringen.
Gleichzeitig wird es nicht von heute auf morgen Realität. Was wie eine kleine Veränderung klingt, z.B. meetingfreie Zeiten im Kalender zu blocken, kann in der Praxis ganz schön herausfordernd sein, weil andere in genau dieser Zeit deine Erreichbarkeit und Teilnahme in Meetings erwarten.
Gehe deswegen am besten Schritt für Schritt vor und fange mit einer Maßnahme an. Verschicke Informationen, die du im nächsten Meeting teilen wolltest, 3 bis 4 Tage vorab zur Lektüre an alle Teilnehmenden. Für das nächste im Meeting geplante Brainstorming bereitest du ein digitales Whiteboard vor und lässt alle eine Woche lang Post-its zur Fragestellung beschreiben. Aus der Agenda für das nächste Meeting machst du eine Taskboardkarte und bittest alle vorab um Feedback zur Agenda.
Wofür auch immer du dich als ersten Schritt entscheidest, gehe ihn mindestens 4 Wochen lang konsequent, und bewerte dann für dich oder im Team, welche positiven Veränderungen der asynchrone Modus euch gebracht hat und wie ihr ihn weiterentwickeln könnt.
Ich wünsche dir gutes Gelingen und fokussierte Arbeitstage, an denen du abends zufrieden auf all das schaust, was du den Tag über geschafft hast.
Viele Grüße von Gesine
Und was jetzt?
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