Keine Zeit für Change Kommunikation? So geht es vielen Führungskräften. Die Kalender quillen über, die Projekte und To-Dos werden nicht weniger.
Das Fatale daran: Change nicht zu kommunizieren, wird wahrscheinlich viel mehr Zeit kosten. Wer keine Brücken baut ins Neue, hat viel mehr damit zu kämpfen, dass Mitarbeitende sich quer stellen und hilfreiche Ideen zurückhalten. Knapp 70% der Change Projekte erreichen ihre Ziele nicht. Der Hauptgrund: mangelnde Kommunikation.
Also schauen wir uns doch mal an, wie Du auch mit wenig Zeit sinnvoll im Change kommunizieren kannst. Denn die gute Nachricht: es gilt nicht „viel hilft viel“, sondern „smart gemacht hilft viel“.
Tipp 1: Lieber öfter und schlank kommunizieren als einmal und fett
Aufwendige Info-Veranstaltungen werden überbewertet.
Die Botschaften, die wir dort in Change Prozessen senden, können noch so überzeugend sein.Es reicht eh nicht, nur einmal und dafür ganz viel zu kommunizieren.
Wer kennt es nicht von sich selbst?
Ein Vortrag kann noch so spannend sein. Wenn ich danach wieder am Schreibtisch sitze und mich in meinen E-Mails und den nächsten Meetings verliere, dann gehen die Impulse ganz schnell wieder verschütt im Kopf.
Was besonders ineffizient an der Einmal-Druckbetankung ist:
- Wir erwarten, dass jede:r alles und sofort versteht und verinnerlicht
- durch die überzogenen Erwartungen vergrößern wir den Widerstand vielmehr als dass wir ihn reduzieren
- durch die enttäuschten Erwartungen auf allen Seiten geht die Stimmung im Projekt unnötig in den Keller
Wir überschätzen die Wirkung von Einmal-Kommunikation…. und unterschätzen, wie lange es dauert sich auf Neues einzulassen.
Um es besser einschätzen zu können, hilft ein Selbstexperiment. Vertausche einfach mal Messer und Gabel in der Besteckschublade. Und beobachte danach, wie lange es dauert, bis Du nicht mehr ins falsche Fach greifst.
6-8 Wochen sind da nix…. und hier geht es nur um Change der simpelsten Sorte!
Was kannst Du tun, um Mitarbeitenden das Einlassen auf Change zu erleichtern?
- Lade regelmäßig zu kurzen Austausch-Terminen ein (siehe auch nächster Tipp)
- Erwarte lieber zu wenig als zu viel Veränderungsbereitschaft
- Nimm es gelassen – und vor allem nicht persönlich – wenn auch nach Monaten noch immer mal wieder der Sinn des Change hinterfragt wird… und bleib konsequent dran.
Wir sind (zum Glück) alle nur Menschen und tragen viel Macht der Gewohnheit in uns.
Tipp 2 bei „Keine Zeit für Change Kommunikation“: Mehr Dialog – weniger Hochglanzfolien
Change Management ist vor allem ein Gespräch nach dem anderen. Wer Menschen mitnehmen möchte in die Veränderung, ist gut beraten, nicht nur zuzutexten, sondern vor allem auch zuzuhören, in den Dialog zu gehen.
Statt viel Zeit in die Vorbereitung von Hochglanzfolien zu investieren, nimm Dir lieber eine halbe Stunde Zeit, um Dir ein paar gute Fragen zu überlegen, die zum Austausch einladen.
Zum Beginn des Change Prozesses:
- Was erhoffst Du Dir von der Veränderung?
- Was nervt Dich an der aktuellen Situation?
- Wie können wir den Prozess gut gestalten?
Während des Change Prozesses:
- Was lief bisher gut?
- Was könnte noch besser laufen?
- Was hilft Dir, um weiter zu machen?
Wenn es hoch her geht / emotional wird:
- Was beschäftigt Dich gerade?
- Wie können wir das, was sehr beschäftigt, positiv beeinflussen?
- Wofür könnte es sich lohnen, weiter zu machen?
Dialog geht übrigens im Kleinen, genauso wie im Großen.
In Gruppen >5 lass am besten zunächst jede:n für sich über die Fragen nachdenken und lade dann zum Austausch in 2er Gruppen ein. Danach lässt Du die Gedanken auf Post-its notieren und in der großen Gruppe teilen. Post-its gibt es auch in virtuell 😀.
Den Austausch rahmst Du ein mit den wichtigsten Infos und Updates. Was dabei nie fehlen sollte:
- immer wieder dran erinnern WOFÜR der Change gut ist
- die NÄCHSTEN SCHRITTE deutlich machen
Tipp 3: Weniger Planen – mehr Machen
Change Projekte setzen wir oft mit sehr viel Planen gleich. In der Hoffnung, dass wir schon alles im Griff haben, wenn wir erst mal auf Papier einen guten Plan haben.
Was wir dabei oft missachten: Sinnvoll planen kann ich nur das, was ich beeinflussen kann.
Ich kann für das Wochenende mit der Familie einen Radausflug planen, nur wenn es dann aus Kübeln schüttet, ist der Plan ganz schnell nichtig. Das Wetter kann ich nicht beeinflussen, wohl aber den Umgang damit. Ein sinnvoller Plan fürs Wochenende würde also die Option „schlechtes Wetter“ mit einschließen. Zum Beispiel mit der Alternative, gemeinsam ins Planetarium zu gehen. Was heisst das jetzt für den Plan mit dem Radausflug? Verbringe idealerweise nicht viele Stunden damit, ihn auszudetaillieren, denn dann wären all die Stunden im Fall der Fälle verschwendete Zeit.
Was haben Radausflug und Change Kommunikation gemeinsam? Sie beinhalten wichtige Elemente, die ich kaum beeinflussen kann. Auf der einen Seite das Wetter. Auf der anderen Seite das Verhalten von Menschen. Auch wenn Du Dir als Führungskraft sehr wünschst, dass sich Dein Team schnell und geräuschlos auf Veränderung einlässt. Wirklich in der Hand hast Du es nicht. Denn die Entscheidung „für oder gegen“ etwas, die trifft jede:r ganz für sich selbst. Es gibt keinen Schalter, den Du von außen betätigen kannst. Was Du hingegen beeinflussen kannst: welche kommunikativen Brücken Du baust, damit das Einlassen auf Veränderung leichter wird. Und wie Du mit der Unsicherheit umgehst, ob und wann sich Bereitschaft zu Neuem einstellt.
Verschwende Deine Zeit nicht damit, einen Kommunikationsplan für die nächsten 12 Monate in allen Details aufzustellen. Fokussiere Dich lieber darauf, Dir hilfreiche Leitplanken zu bauen. Und Dir zu überlegen, welche Art der Kommunikation als Nächstes ansteht und wie Du sie gut gestalten kannst.
Mit diesen drei Kommunikation-Leitplanken kannst Du in einem Change Projekt schon sehr weit kommen:
- Dialog-Gelegenheiten schaffen durch regelmäßigen Austausch mit denen in der Organisation, die am meisten betroffen sind von der Veränderung
- Informations-Basis, die alle 4 Wochen die wichtigsten Update für alle zugänglich macht, z.B. in Form eines Newsletters, Artikel im Intranet, Aushang an schwarzen Brettern
- Kaffee-Gespräche bei Bedarf – Einzelne tun sich schwer, oder könnten noch viel mehr tun, um den Change voranzubringen? Geh hier bewusst in den Dialog, lade sie auf einen Kaffee ein und bring in Erfahrung, wo der Schuh gerade drückt, genauer gesagt was die/der Betroffene braucht, um den Change zu unterstützen
Keine Zeit für Change Kommunikation… das brauchst Du idealerweise nie mehr als Grund für eine Sendepause in Change Projekten anzuführen. Konzentriere Dich bei der Kommunikation lieber auf das Wesentliche. Was das ist, verrät Dir sehr oft Dein Bauch – trau Dich ruhig, öfter auf ihn zu hören.
Lass‘ uns zusammen verändern!
Ich bin übrigens Gesine, unverbesserliche Optimistin, die fest daran glaubt, dass Menschen bereit sind, sich zu verändern und eng zusammenzuarbeiten… wenn man sie auf dem richtigen Fuß erwischt.
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