Rollen und Aufgaben klären: 3 praktische Methoden für bessere Stimmung im Team

Eine der sichersten Methoden, um für schlechte Stimmung im Team zu sorgen?

Keine Rollen und Aufgaben klären. Einfach im Nebel lassen, wer was macht.

Nach 10 Jahren Moderation von Workshops und Meetings kann ich nicht anders, als festzustellen, dass das mit den geklärten Verantwortlichkeiten ein sehr springender Punkt ist.

Ist klar, wer sich worum kümmert, im Projekt, im Team, bei einem Thema…. geht das Ganze nicht nur viel geschmeidiger von der Hand. Es geht eben auch Hand in Hand.

„Ach, während Du Dich darum kümmerst, kann ich ja schon mal …“
„Gut zu wissen, dass Du das machst, dann frage ich beim nächsten Mal direkt bei Dir nach …“

Wird das mit dem Rollen und Aufgaben klären hingegen als überflüssig betrachtet, und jede:r wurschtelt so vor sich hin, dann fallen eher dieser Sätze:

„Ich dachte, darum hättest Du Dich längst gekümmert … “
„Ich hatte erwartet, dass Du das mit mir abstimmst …“

Im Privaten ist es für uns oft normal abzusprechen, wer sich um was kümmert. Wer steuert welchen Kuchen zum Buffet beim Klassenfest bei? Wer hilft beim Auf- und Abbau? Wer bringt Servietten mit?

Im Job drücken wir uns – meist unbewusst – lieber davor. Vermutlich, weil sich hinter Verantwortlichkeiten viele sensible Fragen verstecken.
Wer darf hier wem was vorschreiben? Wer darf über wessen Zeit verfügen? Wer muss / darf entscheiden? Wer bewertet, wie es gelaufen ist?

Da laufen diverse Elefanten durch den Raum.

Und wie das mit Elefanten so ist: Schaffe ich es, sie offen und konstruktiv zum Thema zu machen, werden sie ganz zahm und klein.
Nur solange sie weiter bevorzugt auf Fluren und in konspirativen Kaffeeküchen herumtrampeln, plustern sie sich groß auf und stehen einer freudvollen Zusammenarbeit mächtig im Wege.

Also: lieber Rollen und Aufgaben klären. Regelmäßig und mit Methode.

Hier nun drei praktische Methoden, die sich als hilfreich und wirksam erwiesen haben.

Aber Achtung: bequem ist das mit der Klärung nicht. Dafür hat es aber sehr viel Potenzial für bessere Ergebnisse und mehr Spaß in der Zusammenarbeit.

Methode 1 (zum Warmwerden): Aufgaben und Rollen klären im Meeting

Moderierte Meetings sind die von der besseren Sorte. Mit konkreten Ergebnissen und weniger Diskussionen in Endlosschleife.

Um dahin zu gelangen, hilft es ungemein,

1. sowohl die Rollen im Meeting zu klären
2. als auch die Aufgaben.

Starten wir mit den Rollen.

Meist gibt es jemanden, der zum Meeting einlädt. Oft wird von diesem Menschen auch erwartet, das Meeting zu leiten.

Eher implizit als explizit. Soll heißen: viele unausgesprochene Wünsche.
„Ich wünschte, jemand würde mal dafür sorgen, dass Xavier nicht 80 % des Redeanteils für sich beansprucht.“
„Irgendjemand müsste mal die vielen guten Ideen mitschreiben, die hier so durch den Raum geistern“.

Was schon mal ungemein hilft: Jemand setzt sich für alle sichtbar den Hut der Moderation auf.

Sieht es als ihre/seine Aufgabe:

• ein Meetingziel zu benennen und davon eine Agenda abzuleiten
• mit hilfreichen Methoden und passenden Fragestellungen dafür zu sorgen, das Ziel im besten Fall auch zu erreichen

Hinter der Rolle „Moderation“ verstecken sich darüber hinaus noch viele andere Aufgaben.

Einfacher (und lustiger) wird es, aus den Hauptaufgaben einzelne Rollen zu machen und diese im Meeting zu verteilen.
The more – the merrier. Wer eine Rolle hat, läuft auch viel weniger Gefahr, wegzudämmern oder nebenbei Candy Crush zu spielen.

Hilfreiche Rollen im Meeting:

• Hauptmoderation: hat ein Faible für formulierte Ziele und griffige Agenden, führt durch die Themen, steuert Methoden bei für die Themenbearbeitung (nein, 80 Seiten Powerpoint stumpf durchlaufen lassen ist keine Methode 😬)
• Timekeeper: Achtet auf die Einhaltung der Zeiten, macht sich bemerkbar, wenn die Zeit überschritten wird, lässt sich auch nicht vom Augenrollen einzelner Teilnehmender von seiner Aufgabe abbringen
• Fokuskeeper (aka ELMO – Enough let’s move on): Hat ein dickes Fell und meldet sich (bzw. zückt den flauschig charmanten ELMO), wenn der Fokus flöten geht, zum Beispiel, weil lange Runden zu einem Thema gedreht werden, das weder wichtig noch dringend ist
• Notekeeper: ist flink mit dem Stift oder der Tastatur zugange, und notiert Wesentliches: To Dos, verfolgenswerte Ideen, Ergebnisse, die man nicht vergessen möchte, das Ganze am besten für alle sichtbar, das erspart die ein oder andere nervige Diskussion nach dem Meeting („Was? Von diesem To Do wusste ich ja gar nichts!“)

Und damit nicht immer nur die selben Spaß haben, die Rollen ruhig mal zirkulieren lassen. Das schweißt zusammen und fördert die gegenseitige Empathie. („Ich wusste ja gar nicht, wie anstrengend das ist, so ein Haufen Flöhe bei der Stange zu halten“).

Wenn klar ist, wer in welcher Rolle welche Aufgabe beim Gestalten des Meetings übernimmt, dann ist schon mal viel erreicht.

Toppen lässt sich das nur noch, in dem auch klar wird, wer nach dem Meeting welche Aufgaben übernimmt.

Aufgaben klären im Meeting:

Ich verfolge eine fast eiserne Regel. Niemals aus dem Meeting gehen, ohne festzuhalten, wie es weitergeht.

Immer wenn ich mal einen schwachen Tag habe, und eben nicht eisern diese Regel verfolge, dann fällt es mir schnell wieder auf die Füße.

Also nehme ich mir weiter eisern vor, die eiserne Regel zu verfolgen.

Hier meine Top-Tipps, die es leichter machen, To Dos im Meeting zu klären:

• schon am Anfang des Meetings mit einem Zwinkern ankündigen: Hier geht heute keine:r raus ohne vereinbartes To Do (Unbedingt gewinnend lächeln dabei 😉)
• des Weiteren ankündigen, dass unbequem sein zur Rolle der Meetingleitung bzw. Moderation gehört (Weiter gewinnend lächeln 😻)
• Während des Meetings sichtbar mitschreiben, wenn ein To Do besprochen wird (3 Spalten: WER | macht WAS | bis WANN)
• Ebenso alle besprochenen Ideen und Schritte sichtbar mitschreiben, z.B. auf Post-its – und falls sich bei der Frage (Wer macht da jetzt wie weiter?) keine:r verantwortlich fühlt, sie sichtbar wieder streichen bzw. vom Board nehmen, mit dem Hinweis, dass es eben leider nur eine nette Idee bleibt, wenn niemand sie weiter trägt
• in der Agenda mindestens 20% der Zeit zum Klären der Verantwortlichkeiten einplanen, denn auf den allerletzten Drücker im Meeting ist die Lust darauf nochmal geringer
• am Ende zu einer Runde Selbst-Applaus auffordern, da es endlich mal geklappt hat, mit klaren Verantwortlichkeiten aus einem Meeting zu gehen

Das Beste daran, mit geklärten Rollen und Aufgaben in Meetings zu brillieren? Es übt ungemein. Und bereitet prima darauf vor, die nächste Stufe zu nehmen…. Stell Dir vor, in einem Projekt ist klar, wer was macht…. wäre das nicht einfach nur herrlich?

Methode 2 (mittlerer Schwierigkeitsgrad): Rollen und Aufgaben klären im Projekt

Seien wir mal ehrlich … theoretisch weiß so ziemlich jede:r, wie ein gutes Projekt zu organisieren ist. Projektmanagement Schulungen gehören zu den meistgebuchten Weiterbildungen überhaupt.

Die ganze Projektorganisations-Theorie hat jedoch mit der gelebten Praxis meist so gar nichts zu tun. In 20 Jahren Projektarbeit in knapp 100 Organisationen kann ich an einer Hand abzählen, wann mir mal in Projekten diese angeblich so wichtigen Rollen begegnet sind: Projektsponsor:in, Lenkungsausschuss, Projekt-Qualitätsmanager.

In der Realität sind die meisten schon froh, wenn jemand auf ein Blatt Papier gekritzelt hat, worum es im Projekt eigentlich geht, welche Ziele verfolgt werden, wer mitmacht und welche Ressourcen zur Verfügung stehen.

Seien wir also mal ganz pragmatisch.

Stell Dir vor, Du bist in der Situation, ein Projekt auf die Beine zu stellen.

Du versammelst jetzt Menschen an einem Tisch (oder in einem Call), um mit ihnen gemeinsam loszustarten.

Dann ist es eine gute Idee, wenn diese Menschen (inklusive Dir selbst) mit ein paar Hüten auf dem Kopf den Raum (bzw. Call) verlassen:

• Mrs. / Mr. Hauptkümmerer (auch bekannt als Projektleitung)
  • ist Kümmerer vom Dienst, also leitet, eskaliert, entscheidet, kommuniziert, manchmal auch einfach Mädchen für alles (vor allem, wenn das mit dem Verteilen von Rollen nicht klappt 😬)
• Hauptverantwortliche:r
  • hat mehr Einfluss als Mr. / Mrs Hauptkümmerer in puncto Ressourcen (Budget, Zeit, Menschen) und ist eine hilfreiche Eskalationsstufe, wenn es irgendwo knapp wird, andere wichtige Menschen abzuholen sind oder wenn weiter gehende Entscheidungen nötig sind
•  Fachmenschen
  • Menschen, die sich in bestimmten fachlichen Aspekten des Projekts so gut auskennen, dass sie hilfreichen Input geben können, um Lösungen im Projekt auf die Straße zu bringen
• Organisationstalent
  • der Organisationsaufwand in Projekten wird üblicherweise unterschätzt, es gibt Termine zu finden/einzustellen/umzuverlegen/zu kommunizieren/vorzubereiten/nachzubereiten… und im Fall der Fälle Kekse und Schokolade bereitzuhalten…. eine wirklich gute Idee, wenn das nicht alles am Hauptkümmerer hängenbleibt, sondern auf mindestens zwei weitere Schultern verteilt wird
• Kommunikationstalent
  • Im Projekt heißt es „Tu Gutes und sprich darüber“, auch wenn kaum jemand gerne mitarbeiten will, möchten doch die meisten gerne wissen, was da so passiert im Projekt. Und dann hilft es ja auch noch, bei den Menscheum umzu eher auf Akzeptanz statt auf Widerstand Projekt zu treffen. Praktisch, wenn es Menschen gibt, die sich ums Kommunizieren kümmern wichtiger Projektpfeiler: Ziele, Ergebnisse, Meilensteine, Beteiligungsmöglichkeiten…
• Moderator:in
  • Je mehr Menschen beteiligt sind und je größer die Komplexität (inhaltlich wie auch zwischen-menschlich), desto mehr Moderationsbedarf besteht. Hier sind Menschen gut aufgehoben, die vermitteln können und die ein oder andere hilfreiche Methoden an Bord haben, schneller und freudvoller zu Ergebnissen zu kommen

Falls Du Dir jetzt sagst, hey tolle Rollen, aber die mache ich doch bisher alle selber…. dann will ich Dich entlasten. Das geht 80% aller Projektmanager so.

Du könntest Dich jetzt entscheiden, zu den anderen 20% zu gehören, die nicht mehr alles unter einen einzigen Hut bringen wollen, sondern die entscheidenden Aufgaben auf mehr Schultern zu verteilen.

Aber Achtung, Nebenwirkungen könnten sein: mehr Spaß an Projekten – und mehr gemeinsames Interesse am Vorwärtskommen.

Wie kannst Du die Rollen nun verteilen, z.B. im Kick-Off Meeting?

Such Dir am besten die 2-3 Rollen raus, die Dir am meisten helfen werden, das Projekt erfolgreich umzusetzen. Und dann sprich die Projektbeteiligten, die vermutlich am ehesten zur Rolle passen – und im besten Fall auch noch Zeit dafür haben, direkt an.

Bitte sie charmant um Unterstützung – und biete im Gegenzug Deine Unterstützung an. Vielleicht kann Dein fachlicher Input ja auch in einem anderen Projekt hilfreich sein.

Oder Du versuchst es mal mithilfe einer Metapher. Wenn nur eine:r im Boot rudert, kommt man kaum vom Fleck. Je mehr mitrudern – desto schneller geht’s ans Ziel.

Bei mir hat die Metapher schon manchmal gezogen. Sonst fällt Dir bestimmt noch eine bessere ein 🤩.

Methode 3 (für Fortgeschrittene): Rollen und Aufgaben klären im Team

Menschen, die sich bei teamElephant melden, haben entweder ein Change- oder ein Konflikt-Thema. Manchmal auch beides.

Der Unterschied: während über den Change offen gesprochen wird, fällt das Wort „Konflikte“ eher selten im ersten Gespräch. Stattdessen ist oft die Rede von  – Überraschung – „wir müssen mal unsere Aufgaben und Rollen klären“ 😎.

Soll heißen: ungeklärte Aufgaben und Rollen führen fast immer zu Konflikten.

Oder andersherum: Geklärte Aufgaben und Rollen haben das Potenzial, die Stimmung im Team deutlich nach oben zu katapultieren 🥳.

Jetzt habe ich jahrelang nach der einen, perfekten Methode gesucht, mit der sich Rollen und Aufgaben in wenigen Stunden klären lassen, damit danach dann alle für ein paar Jahre Ruhe haben und einfach mal ihren Job machen können.

Bis ich einmal morgens mit folgenden Erkenntnissen aufwachte (schon komisch, was der Kopf so über Nacht treibt):

1. es gibt nicht die eine, super Methode, die Rollenklärung einfach und schnell macht
2. es braucht auch gar nicht die eine super Methode, denn es kommt viel mehr darauf an, Rollen und Aufgaben regelmäßig zu besprechen.

Was am meisten hilft: Immer mal wieder, z.B alle 3 Monate, im Team zu reflektieren:

• Was sind unsere wichtigsten Aufgaben?
• Wer macht davon was?
• Wie greifen die Zuständigkeiten ineinander?
• Wo gibt es Anpassungsbedarf?

Das sorgt für eine gemeinsame Ausrichtung („Das ist uns wichtig – hat also Priorität“) und für mehr Transparenz und gegenseitiges Vertrauen. Es berücksichtigt zudem, dass wir nicht mehr im 19. Jahrhundert arbeiten, uns einmal am Anfang des Lebens für eine Aufgabe entscheiden, sondern dass sich Aufgabenprofile dynamisch ändern in immer kürzeren Zyklen.

Wer das ganze dann doch noch mit mehr Methode angehen will, kann zum Beispiel mit RACI arbeiten.

Zu einer wichtigen Aufgabe werden damit Zuständigkeiten vereinbart:

• R wie Responsible = Verantwortliche:r
  • Mensch, die/der „den Hut aufhat“ und sich federführend ums Umsetzen einer Aufgabe kümmert
• A wie Accountable = Rechenschaftspflichtige:r
  • Auftraggebe:r einer Aufgabe, nimmt sie ab, entscheidet also darüber, ob und wie die Aufgabe erfüllt wurde
• C wie Consulted = Berater:in
  • Person, die hilfreiches Fachwissen einbringen und um Rat gefragt werden kann
• I wie Informed = Informierte:r
  • Interessierte, die über Status und Abschluss einer Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden

Hier ist die Methode samt Vor- und Nachteilen verständlich beschrieben.

Eine RACI Matrix erarbeitet ihr am besten gemeinsam in einem Workshop oder längeren Meeting.

Das Ergebnis kann dann zum Beispiel so aussehen wie im Bild.

Mach einfach mal

Wenn Du bis hierhin gelesen hast, ist es Dir vermutlich ernst damit, das Themen „Rollen und Aufgaben klären“ anzugehen.

Ich möchte Dich von ganzem Herzen ermutigen, es  einfach mal zu machen.

Lauf Dich warm mit einem Meeting, das Du verantwortest. Überlege Dir, welche Rollen Du selber ausfüllen – und überlege Dir 1 bis 2 Aufgaben, die Du abgeben willst. Zum Beispiel den Timekeeper oder Fokuskeeper.

Erfreu Dich dann dran, wieviel mehr Fokus es Dir schenkt für das, worauf es in der Zusammenarbeit ankommt: gemeinsam Dinge bewegen, die eine:r für sich allein niemals bewerkstelligen könnte.

Und so bestärkt gehst Du dann mal die Rollen in einem Projekt oder Team an. Auch wenn sich nicht gleich alles klärt – jeder Schritt wird ein Stückchen mehr Transparenz und Vertrauen bringen.

Lass‘ uns zusammen verändern!

 

Ich bin übrigens Gesine, unverbesserliche Optimistin, die fest daran glaubt, dass Menschen bereit sind, sich zu verändern und eng zusammenzuarbeiten… wenn man sie auf dem richtigen Fuß erwischt.

 

Gerne unterstütze ich Dich als Moderatorin, Trainerin oder Coach.

Schick mir 📧einfach ne Mail, wenn wir uns mal kennenlernen sollten.

 

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