Change Kommunikation? Na klar, die ist irgendwie wichtig.
Aber wer hat denn dafür bitte als Führungskraft auch noch Zeit? In Change Projekten überschlagen sich doch eigentlich immer die Ereignisse. Die Lösungen wurden schon gestern gebraucht, die Deadlines sind kaum zu schaffen und bevor so richtig klar ist, worum es eigentlich geht, fordert die Geschäftsführung schon den ersten Ergebnisbericht ein.
Vollkommen normal und nachvollziehbar also, dass es ein paar typische Fallen in der Change Kommunikation gibt, die auf den ersten Blick Zeit und Aufwand sparen, in Wirklichkeit aber früher oder später genau das kosten: jede Menge Zeit, Aufwand und Nerven.
Hier jetzt also drei klassische Fehler in der Change Kommunikation, die mir in 20 Jahren Change Begleitung immer wieder begegnet sind. Ergänzt um ein paar Tipps, wie es besser geht.
Disclaimer: ich habe vollstes Verständnis für diese Fehler. Zum einen, weil ich sie selber alle schon begangen habe. Zum anderen, weil sie einfach passieren, wenn die Zeit chronisch knapp und die Erwartungen astronomisch hoch sind.
Change Kommunikation erst dann, wenn alles schon feststeht
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um alle ins Boot zu holen? Am besten, wenn das Boot fertig gebaut ist. Der Projektplan für die nächsten 3 Jahre auf wasserdichten Füßen steht. Wenn die Lösung wirklich zu Ende gedacht ist und auf der Infoveranstaltung auch wirklich ALLE Fragen beantwortet werden können.
Schade nur, dass dieser Zustand erst erreicht ist, wenn die (niemals positiven, da sonst langweilig) Gerüchte über das, an dem da gerade hinter verschlossenen Türen gearbeitet wird, auch bis in die letzte Ecke gedrungen sind. Bis die Worstcase-Szenarien zum Thema No. 1 in jeder Zigarettenpause geworden sind.
Schade auch, dass hinter die verschlossenen Türen leider nicht die Ideen derer einfließen, die sich gut auskennen mit dem Thema, an dem da gerade rumverändert wird, weil es zum Beispiel ihr tagtäglicher Job ist.
Mein Tipp: Ein guter Zeitpunkt für eine erste Change Kommunikation ist dann gekommen, wenn Du Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Change geben kannst:
Kategorie WARUM:
- Warum muss überhaupt etwas verändert werden?
- Wo wollen wir hin? Warum genau dorthin?
- Wofür sind die angestoßenen Maßnahmen gut?
Kategorie WIE:
- Auf welche Art und Weise werden wir die Ziele erreichen?
- Wie werden wir beteiligt?
Kategorie WAS:
- Was wird von uns erwartet?
- Was genau soll passieren?
Lies‘ mehr zum Golden Circle der Change Kommunikation in diesem Blogbeitrag.
Am Anfang ganz viel Information und dann Sendepause
Je komplexer das Change Thema, desto mehr Informationsbedarf besteht natürlich. Gleichzeitig hat natürlich keine:r Zeit dafür. Weder die Informationen zusammenzustellen, noch sie auf Infoveranstaltungen zu konsumieren. Die naheliegendste Lösung: Möglichst ganz viel auf einmal rüberbringen.
Wenn schon denn schon.
Wofür ist Powerpoint schließlich da, wenn nicht dafür, möglichst viel Inhalt auf möglichst viele Folien zu stopfen. Um das dann in möglichst kurzer Zeit in möglichst viele Menschen hineinzustopfen.
Dann kann später auch keine:r behaupten, nicht informiert worden zu sein. Und wer es nicht gleich versteht, der kann es ja später einfach noch mal auf 80 Seiten in Ruhe nachlesen. Dass alle Fragen zufriedenstellend beantwortet sind, das zeigt sich ja dann, wenn nach einer Stunde Frontalbeschallung auf die Frage „Wer hat noch Fragen?“ sich keine:r mehr rührt.
Ab dann kann sich das Change Projekt wieder in Ruhe mit sich selbst beschäftigen, da es keine weitere Information oder Kommunikation braucht.
Oder?
Nicht nur Lösungen entstehen mit der Zeit, sondern auch die Bereitschaft, sich auf Change einzulassen. Schade, wenn die Zeit nicht genutzt, und stattdessen nur auf einmalige Beschallung gesetzt wird in einem Format, in dem eh nichts hängen bleibt. Motivation, an dem Change teilzuhaben, schon mal gar nicht.
Mein Tipp: Change Kommunikation ist ein Dauerlauf und kein Sprint. Plane als Führungskraft über den gesamten Zeitraum des Change Prozesses kurze Formate ein, die in regelmäßigen Abständen Informationen vermitteln und zum Austauschen und Mitdenken einladen.
Unterscheide zwischen Information und Dialog. Während Information einseitig ist, ist Dialog zweiseitig.
Die unterschiedliche Wirkung von ein- und zweiseitiger Change Kommunikation sowie Ideen für verschiedene Kommunikationsformate liefert die die folgende Visualisierung:
Für eine zuverlässige Information kannst Du auf regelmäßige, kurze Status-Updates setzen, zum Beispiel in Form eines knackigen Newsletters oder launigen Intranetbeitrags. Dialog kannst Du nutzen, indem Du zu interaktiven Workshops einlädst oder Diskussionsforen einrichtest, um den Mitarbeitenden Raum für Fragen und Feedback zu geben. Bei dieser Gelegenheit kannst Du auch Ideen einsammeln und so die zu erarbeitende Lösung im Change Projekt besser werden zu lassen. In diesem Blogartikel findest Du hilfreiche Methoden, wie Feedback im Team gut tut statt weh.
So bist Du immer am Puls der Betroffenen, kannst nach und nach Ängste abbauen und die Lust auf die Veränderung bestärken.
In der Change Kommunikation nur betonen, wie viel besser alles wird
Alles hat zwei Seiten. Tag und Nacht. Schnell und langsam. Laut und leise.
Wenn Du in der Change Kommunikation sicherstellen willst, dass der angekündigte Change auf jeden Fall misstrauisch beäugt wird, dann stellst Du ihn komplett einseitig da. Als reine Chance, großartige Verbesserung und überwältigendes Potenzial. Damit auch noch die/der Letzte versteht, dass der Change UNBEDINGT eine gute Idee ist. Nutze dabei am besten die immer gleichen Argumente:
- Durch Change Projekt XY…
- werden wir enorme Kosten sparen!
- werden wir die Potenziale der Digitalisierung heben!
- werden wir zeitgemäße Prozesse einführen!
- werden wir die Kundenzufriedenheit erhöhen!
- werden wir Marktführer!
- werden wir viel schneller und besser!
Das kann man doch nur gut finden, oder? Wer dabei nicht mitmacht, ist vermutlich von gestern oder eben jemand von dieser „sowieso immer dagegen“ Fraktion.
Schade ist, dass Du es so den Mitarbeitenden fast unmöglich machst, den Change von sich aus gut zu finden. Es ist wie beim Gebrauchtwarenkauf. Preist der Verkäufer den Wagen zu überschwänglich an, dann wirst Du misstrauisch. Du fragst Dich, warum Dir hier so übertrieben verkäuferisch etwas angedreht werden soll.
Veränderung ist immer eine Entscheidung. Und zwar eine ganz persönliche. Die kann und muss jede:r für sich selbst treffen.
Mein Tipp: Kommuniziere offen, dass Veränderung, genau wie alles andere im Leben, immer zwei Seiten hat. Es ist eine Chance UND eine Herausforderung. Die gemeinsame Aufgabe dabei: Die Chancen-Seite bestärken und die Herausforderungen zusammen meistern.
Starte, indem Du Dir selbst zwei Fragen beantwortest:
- Was finde ich herausfordernd an dem angedachten Change?
- Was könnte für mich eine Chance darstellen?
Mit dieser Klarheit kommunizierst Du dann mit Deinem Team. Stell‘ das WARUM/WIE/WAS des Change kurz da (siehe oben) und teile dann Deine eigene Perspektive. Lade dann dazu ein, folgende Fragen im Team (evtl. in Kleingruppen mit je 2-3 Mitgliedern) zu bearbeiten.
- Was ist für uns herausfordernd an dem angedachten Change?
- Was könnte für uns eine Chance darstellen?
Lasse die Antworten dann teilen und clustern. Im nächsten Schritt könnt ihr dann mit den Ergebnissen folgendermaßen weiter arbeiten:
- Was können wir konkret tun, um die Chancen für uns zu heben?
- Was können wir konkret tun, um die Herausforderungen zu meistern?
Damit erreichst Du in der Change Kommunikation zwei Dinge: Du machst es allen wesentlich leichter, sich für die Veränderung zu entscheiden und die Stolpersteine, die zwangsläufig zu jeder Veränderung dazu gehören, gemeinsam zu meistern. Zum anderen kannst Du Dich über mehr Vertrauen freuen, da Du Dich nahbar und klar gezeigt hast.
Und wenn es darum geht, sich auf den Weg ins Ungewisse zu machen, dann ist vertrauenswürdige Begleitung genau das, was am meisten hilft.
Und was jetzt?
Mit meinen Zeilen lade ich Dich dazu ein, ein paar Fehler weniger bei der Kommunikation von Veränderungen zu machen. Damit Du es leichter hast, Veränderungen, die Dir am Herzen liegen, auch wirklich umzusetzen.
Fang‘ einfach mit einem kleinen Change bei Dir selbst an. Wenn Du das nächste Mal den Eindruck hast, dass keine Begeisterung für einen von Dir kommunizierten Change aufkommt, dann lege Dir doch ehrlich die Karten. Trau‘ Dich, auch schon zu kommunizieren, wenn nicht alles beschlossene Sache ist. Stell‘ den Change in ehrlichem Licht dar. Und bleib vor allem dran mit der Kommunikation.
Lass‘ uns zusammen verändern!
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