Hybrides Arbeitsmodell: Wie viel Büro braucht produktive Teamarbeit?

Hybrides Arbeitsmodell Präsenzbedarf und Bürotage einfach ableiten

Gerade könnten wir sie eigentlich leben und genießen – die Freiheit, unseren Arbeitsort auszuwählen (zumindest die meisten sogenannten „Wissensarbeiter:innen“ unter uns). Ein hybrides Arbeitsmodell eben, das uns flexibel Arbeit und Leben kombinieren lässt und produktive Ergebnisse beschert.

Leider knirscht es an vielen Ecken und Enden. Die einen klagen über „sinnlosen Bürozwang“. Die anderen fühlen sich machtlos bei ihrem Anliegen, das Team zusammen und produktiv zu halten.

78 Prozent der deutschen Führungskräfte geben laut einer aktuellen Microsoft Studie an, dass sie Probleme damit hätten, ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro zu bekommen. Dies liegt laut der Studie daran, dass sich sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte einen “besseren Grund” als die bloße Unternehmenserwartung wünschen, um wieder an den Büroschreibtisch zurückzukehren.

Dringend gesucht: ein guter Grund zur Rückkehr ins Büro

Zwischen Zwang und totaler Freiheit liegt ja zum Glück meistens ein sinnvoller Mittelweg. Niemand fühlt sich gerne fremdbestimmt und lässt sich zum Beispiel strikt vorschreiben, wann es was zu essen gibt. Auf der anderen Seite ist es auch nicht angenehm, zwar ganz autark den eigenen Menüplan festlegen zu können, aber immer nur alleine zu essen.

Wer möchte nicht eine sinnvolle Wahl haben? Dann sind wir auch bereit, aufs persönliche Lieblingsessen zu verzichten und einen Kompromiss zu schließen, wenn es dabei hilft, dass wir uns gemeinsam an einen Tisch setzen und über das Essen hinaus gute Gespräche führen.

Statt uns also die Köpfe über der Frage „Wie kriegen wir die Leute wieder ins Büro?“ zu zerbrechen, sollten wir zuerst eine ganz andere Frage stellen. „Warum sollten wir als Team auch im Büro arbeiten?“.

Ein wirksames hybrides Arbeitsmodell startet mit der Frage: Warum überhaupt ins Büro?

85 Prozent der deutschen Mitarbeitenden gaben in oben genannter Studie an, dass sie sich in ihrem Arbeitsalltag auch außerhalb des Büros produktiv fühlten, 79 Prozent der Führungskräfte äußerten jedoch genau daran Zweifel.

Neben einem Vertrauensthema haben wir also aktuell auch noch ganz unterschiedliche Sichtweisen darauf, welchen Rahmen produktive Arbeit braucht. Finden wir gemeinsam eine schlüssige Antwort auf die Frage “Warum überhaupt ins Büro zum Arbeiten?”, wird es viel leichter, sich auf ein wirksames hybrides Arbeitsmodell zu einigen.

Vorher sollten wir jedoch noch einen Schritt zurück treten, und uns anschauen, was wir da eigentlich so miteinander anstellen, wenn wir arbeiten.

Was machen wir eigentlich miteinander, wenn wir arbeiten?

Wir denken, wir diskutieren, wir hören zu, wir entscheiden, wir erstellen Slides…wenn es gut läuft, dann kommt am Ende ein Ergebnis in Form eines gelösten Problems dabei heraus.

Was wir da miteinander tun, wenn wir was schaffen, lässt sich grob in drei Kategorien unterteilen.

Hybrides Arbeitsmodell Hybride Zusammenarbeit in drei Kategorien

(1) Informieren, Abstimmen, Ideen sammeln.

In Meetings der Klassiker: Informationen werden in Form einer Power-Point Präsentation an die Wand geworfen oder per Screenshare geteilt. Oder wir stimmen uns dazu ab, wer bisher was in einem Projekt erledigt hat. Vielleicht werden auf die Frage: „Hat jemand eine Idee, wie wir Problem xy lösen können?“ munter Ideen gesammelt (wenn es gut läuft).

Was diese Interaktionen gemein haben? Sie sind kaum komplex und üblicherweise auch wenig emotional.

(2) Diskutieren, Ideen verdichten, Entscheiden.

Wird eine Frage diskutiert, bei der die Meinungen auseinander gehen und von deren Antwort für die Beteiligten etwas abhängt, so kann es auch mal emotional sein und die hin und her fliegenden Gesprächsstränge haben eine gewisse Komplexität. Hat ein erstes Brainstorming viele Post-It’s hervor gezaubert und gilt es nun, die vielen Ideen zu einer gemeinsamen zu verdichten, erfordert das einiges an Gehirnschmalz und es gibt gerne mal Befindlichkeiten. Dann zu entscheiden, welche Idee in die Umsetzung geht ist nicht immer komfortabel – kein Wunder also, dass Entscheidungen oft vertagt werden.

In dieser Kategorie sind die Interaktionen sowohl komplexer als auch emotionaler als in der ersten.

(3) Kennenlernen, Verbinden, Klären.

Ging es zum Beispiel zu einem Thema schon diverse Male hoch her und die Fronten haben sich vielleicht schon verhärtet, dann sind wir bei Kategorie 3 angekommen. Die Perspektiven zusammenzubringen, ist dann eine komplexe und emotionale Aufgabe.

Eine Aufgabe, die sich am leichtesten mit einem Präsenz-Meeting lösen lässt. Im persönlichen Treffen lässt sich auch der Teamgeist viel einfacher pflegen, als wenn wir uns nur über Bildschirme begegnen.

Je komplexer und emotionaler also das Miteinander, desto mehr Präsenz ist hilfreich. Und genau hier kommt das Büro ins Spiel…

Hybrides Arbeitsmodell = Arbeiten von überall und zum Begegnen ins Büro!

Mit mehr Bewusstsein darüber, dass uns das Büro vor allem dabei hilft, uns kennenzulernen und zu begegnen, können wir gezielter entscheiden, wie viele Bürotage uns als Team gut tun. Es geht dabei um gemeinsame Zeit im Büro. Allein im Großraumbüro klappt das mit dem Begegnen einfach nicht so gut.

Wie viel gemeinsame Bürozeit ist also hilfreich? Eine Antwort lässt sich in fünf Schritten erarbeiten.

  1. Teamzweck klären: Was ist der wichtigste Beitrag, der durch unsere Zusammenarbeit entsteht?
  2. Wichtigste Aufgaben benennen: Was müssen wir vor allem miteinander tun, um unseren Zweck zu realisieren?
  3. Interaktionen und Aufgaben matchen: Welche regelmäßigen Interaktionen bringen die wichtigsten Aufgaben mit sich?
  4. Präsenzbedarf ableiten: Wie viel gemeinsame Präsenzzeit kann unsere Arbeit wirksam unterstützen?
  5. Ankertag(e) vereinbaren: Wie oft und wann wollen wir uns als Team im Büro treffen?

Ein hybrider Thinktank, der auf Begegnung setzt

Zur Veranschaulichung ein einfaches Beispiel aus unserem “Thinktank Hybrid und gut zusammenarbeiten”. Dort besteht unser Teamzweck darin, Gestaltungs-Ansätze für gute hybride Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu entwickeln und zu vermitteln.

Unsere wichtigsten Aufgaben: Praktische Lösungen entwickeln, darüber schreiben und inspirierende Impulse und Workshops konzipieren und halten.

Regelmäßige Interaktionen, die wir dafür im Team haben: Wir stimmen uns viel ab über ein Taskboard und Sprachnachrichten. Auf diese Weise sammeln wir asynchron Ideen. Sind reichlich Ideen vorhanden, kommen wir Online zusammen, um sie zu verdichten und die besten auszuwählen. Daraus werden dann Konzepte und Artikel. Sprechen wir über Grundlegendes, wie zum Beispiel die Struktur eines neuen Buches, treffen wir uns persönlich.

Unseren Präsenzbedarf für unsere fachliche Arbeit schätzen wir als gering ein, weil uns unsere digitale Team-Zentrale (mehr dazu hier) das Büro weitgehend ersetzt. Für unser persönliches Miteinander würden wir aber auf regelmäßige Präsenztreffen nicht verzichten wollen, da uns gegenseitiges Vertrauen und eine enge Beziehung dabei helfen, miteinander Fehler zu machen und so innovative neue Lösungen überhaupt erst entstehen können.

Asynchrone Arbeit als Schlüssel für ein wirksames hybrides Arbeitsmodell

Teams, die die gemeinsame Präsenzzeit im Büro fokussiert zum Begegnen und Klären komplexer Themen nutzen, erledigen einen Großteil der anderen Arbeit asynchron. Gemeint ist damit, zeitversetzt gemeinsam an einem Thema zu arbeiten.

Ein kreatives Brainstorming findet nicht mehr im synchronen Meeting statt, sondern asynchron auf einem digitalen Whiteboard. Aktuelle Informationen zu Projektständen oder Arbeitsergebnissen werden asynchron über ein digitales Taskboard zugänglich gemacht. Im synchronen Meeting liegt der Fokus dann nicht mehr auf den zeitraubenden Status-Updates, sondern auf der Vereinbarung der nächsten Schritte.

Ein wirksames hybrides Arbeitsmodell ermöglicht also zum Einen, viel Tagesgeschäft zeitlich flexibel und ohne zeitraubende Meetings asynchron zu erledigen. Und auf der anderen wird der Fokus auf das möglich, was 84 Prozent in eingangs erwähnter Studie als den triftigsten Grund zur Rückkehr ins Büro bezeichneten: der Kontakt zu Kolleg:innen.

Das Büro als der beste Ort zum Begegnen und Klären

Wer hätte vor der Pandemie gedacht, wie viel wir miteinander gewuppt bekommen, ohne uns persönlich zu sehen? Gleichzeitig geht vieles persönlich, von Angesicht zu Angesicht einfach leichter. Bei einer Tasse Kaffee über Gott und die Welt sprechen, ein tieferes Verständnis füreinander entwickeln,  Emotionales und komplexe Themen klären, für all das ist die persönliche Begegnung einfach unschlagbar.

Ich wünsche euch also vor allem gute Begegnungen im Büro, in denen mit jedem guten Gespräch auch die guten Ideen wachsen mögen und zu den wichtigen Lösungen werden, die unsere Welt gerade mehr denn je gebrauchen kann.

Herzliche Grüße von Gesine Engelage-Meyer

Und was jetzt?

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