Hybride Zusammenarbeit: 5 Schlüssel für produktive und zufriedene Teams

Hybride Zusammenarbeit gestalten mit 3 Räumen und 5 Schlüsseln

Es geht zurück in die Büros. Für die wenigsten jedoch komplett. Viele Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitenden auch zukünftig, mindestens einen Teil der regulären Arbeitszeit zu Hause zu verbringen. Dadurch wird die Zusammenarbeit zunehmend hybrider. Bei einer Home Office Rate von zum Beispiel 50% wird klassischerweise nur noch die Hälfte des Teams am Jour Fixe Tag im Büro sein. Der Rest nimmt dann Online teil. Hallo neue hybride Arbeitswelt!

Hybride Zusammenarbeit – was bedeutet das eigentlich?

Der Duden sieht das so: ein Hybrid ist ein Gebilde aus zwei oder mehreren Komponenten. Für die Arbeit im Team bedeutet es, dass die Komponenten Zeit und Ort neu verknüpft werden. Zusammenarbeit findet also nicht mehr hauptsächlich zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt. Das klassische vor-Ort-Meeting wird auch ohne Pandemie nicht mehr der Standard sein.

Zukünftig werden wir viel „sowohl als auch“ im Arbeitsalltag erleben. Bei hybriden Meetings sind manche sowohl vom Büro aus dabei, als auch Online von zu Hause. Oder sie schalten sich vom SUP am nahe gelegenen Badesee dazu :-). Neben der Dimension Ort lässt sich die hybride Zusammenarbeit auch noch in der Dimension Zeit neu gestalten. Während Teamarbeit heute noch zu einem sehr großen Teil synchron in Meetings stattfindet, liegen noch viele ungenutzte Möglichkeiten für Produktivität und Arbeitszufriedenheit in asynchronen Arbeitsformaten. Mit den richtigen Werkzeugen, Strukturen und Methoden lässt sich dann auch sehr gezielt gemeinsam an Themen arbeiten, ohne sich dazu zur gleichen Zeit austauschen zu müssen. Das würde viel weniger und kürzere Meetings möglich machen. Eine durchaus angenehme Vorstellung, oder?

In Zukunft wird Arbeit immer orts- und zeitunabhängiger werden

Die neuen Formen der Zusammenarbeit bringen viele Herausforderungen und mindestens genauso viele Chancen mit sich. Fest steht bereits jetzt, dass unsere Teamarbeit in Zukunft immer orts- und zeitunabhängiger sein wird. Was wir also brauchen, sind praktische Methoden und Werkzeugen, die zuverlässig funktionieren, egal wo und wann wir zusammen arbeiten.

In den vergangenen 1,5 Jahren der pandemiebedingten Heimarbeit durften die meisten von uns schon erleben, dass neue Arbeitsformen Vor- und Nachteile mit sich bringen. Viele haben die neue individuelle Flexibilität begrüßt und gleichzeitig die unkomplizierten Flurabsprachen oder die zwanglosen Gespräche an der Büro-Kaffeemaschine sehr vermisst. Deshalb kommt es jetzt darauf an, dass Führungskräfte und ihre Teams das gemeinsame „Wie“ der Arbeit bewusst so gestalten, dass die Vorteile überwiegen. Und das nicht nur aus individueller Sicht, sondern auch aus kollektiver Team- und Organisationssicht. Sonst droht das Schicksal eines neu angelegten Gartens, der nicht gepflegt wird. Damit in der frisch gehakten Erde schöne Pflanzen wachsen und nicht nur Unkraut sprießt, braucht es ordentliche Portionen Einsatzbereitschaft und Gestaltungsfreude.

Die 3 Räume der hybriden Zusammenarbeit

Arbeit war für die allermeisten von uns bis zur Corona Pandemie fest mit dem Ort Büro verknüpft. Alternative Orte gab es für Ausnahmefälle. Ein Kind war krank, ein Handwerker hatte sich angemeldet oder die Busfahrer streikten. Durch den fast kollektiven Umzug ins Home Office eroberten wir uns eine neue Perspektive darauf, wie unerwartet viel auch auf Distanz möglich war. Die Videokonferenz wurde der neue zentrale Arbeitsort, das Online Meeting der übliche Aufenthaltsort zwischen 9 und 17 Uhr.

Wir starten somit in die hybride Zusammenarbeit mit zwei sehr vertrauten Räumen. Für die Dimensionen Ort und Zeit heißt das, dass wir entweder gut arbeiten können in Raum 1 (synchron an einem Ort) oder in Raum 2 (synchron und alle verteilt). Lernen müssen wir jetzt also, die beiden vertrauten Räume gut zu kombinieren und uns den bisher wenig bewusst genutzten Raum 3 (asynchron vor Ort und asynchron verteilt) zu erobern.

Die 5 Schlüssel für produktive hybride Zusammenarbeit unabhängig von Ort und Zeit

Damit ein neues Haus ein Ort wird, an dem sich gut leben lässt, ist einiges einzurichten. Nichts anderes braucht es, um die Räume der hybriden Zusammenarbeit zu Orten werden zu lassen, in denen Teams gut und gerne schaffen. Sonst machen ihnen die neuen Herausforderungen nur zu schaffen. Auf welche Einrichtungsgegenstände kommt es jetzt also an? Was müssen Führungskräfte und Teams bewusst gestalten?

Dank der intensiven Arbeit im Think Tank „Hybrid und gut zusammenarbeiten“ mit Sonja Hanau von der Meetingschmiede und den Teams, die wir im letzten halben Jahr in diesem einmaligen Change Prozess begleiten durften, konnten wir 5 konkrete Schlüsselfaktoren identifizieren:

  1. Werkzeuge: Sie bilden die Grundlage und ermöglichen Kommunikation über alle Räume hinweg
  2. Strukturen: Sie geben Orientierung und reduzieren Reibungsverluste
  3. Methoden: Sie ermöglichen Interaktion und Gleichberechtigung
  4. Rituale: Sie stärken die Teamzugehörigkeit
  5. Kultur: Sie bildet die entscheidende Basis für Zufriedenheit und Produktivität

1. Schlüssel: Entscheidende Werkzeuge für gute und effektive Kommunikation

Zusammenarbeit lebt von produktivem Austausch. Dafür müssen wir uns gut verstehen. Mindestens also mal gut sehen und hören können. Dafür braucht es ein Videokonferenzsystem, Webcams und Mikrofone, die zuverlässig ihren Job machen und das für jeden Einzelnen gleich gut. Im Hybridmeeting, also wenn mindestens 2 Teilnehmende von einem Ort aus zusammen teilnehmen, sind zudem eine bzw. mehrere Raumkameras und Raummikrofone empfehlenswert. Mehr Infos zu den Erfolgsfaktoren für Hybridmeetings gibt es übrigens in diesem Blogartikel.

Damit nicht nur geredet wird, sondern auch gemeinsam visualisiert und Ergebnisse festgehalten werden können, ist ein virtuelles Whiteboard sehr hilfreich. Die gängigsten Lösungen bieten hier aktuell Mural, Miro und Conceptboard. Je abgestimmter ein Team arbeitet, desto produktiver ist es. Deshalb ist ein Taskboard eine gute Kommunikationsbasis. Hier können To-Do-Listen und Projektpläne zeit- und ortsunabhängig gepflegt werden. Möglich werden so auch asynchrone Meetings, in dem über so ein Board gemeinsam an Aufgaben gearbeitet werden kann, ohne dass sich alle zwingend zur gleichen Zeit beteiligen müssen. Gute Lösungen bieten hier z.B. Trello oder der Microsoft Planner als Teil der Microsoft-365-Plattform.

Für Hybridmeetings kann die Ausstattung der Besprechungsräume mit einem Smartboard auch sehr sinnvoll sein, da hier die Vor-Ort Teilnehmenden Seite an Seite zusammenarbeiten können – damit also den großen Vorteil des hybriden Settings gegenüber dem reinen Online-Setting voll nutzen – und die Inhalte gleichzeitig auch von den verteilt Teilnehmenden mit bearbeitet werden können. Bei teamElephant durften wir da bei unserem Seminarraumanbieter Baze in Hamburg z.B. gute Erfahrungen mit der Ausstattung von Benq machen.

Teamarbeit findet natürlich nicht nur in Meetings statt. Aus der Arbeit im Büro wissen wir, wie hilfreich es ist, wenn wir uns kurz etwas über die Schreibtische hinweg zurufen oder auf dem Gang kurz klären können. Das zeit- und ortsunabhängige Äquivalent ist der Teamchat. Lösungen gibt es hier z.B. von Microsoft Teams oder Slack.

2. Schlüssel: Gute Strukturen für Klarheit und Orientierung

Damit ich hybrid im Team gut zusammenarbeiten kann, muss jede:r wissen, wo was abgelegt und wie welches Werkzeug genutzt wird. Gute Strukturen können hier wertvolle Dienste leisten. Auf dem Taskboard kann Kanban z.B. mit seiner klaren To-Do-Listenstruktur (To Do – Doing – Done) für alle sichtbar machen, wer gerade an was arbeitet und wie der Arbeitsstand ist. Das schnelle Wiederfinden von Dokumenten erleichtert eine gut abgestimmte Ablagestruktur. Und damit Meetings in jedem der 3 Räume – sei es ein Präsenzmeeting, ein reines Online-Meeting, ein Hybridmeeting oder ein asynchrones Meeting – gleich gute Ergebnisse bringen, empfiehlt sich die gemeinsame Erarbeitung von Meetingprinzipien und einer standardisierten Rahmenagenda.

3. Schlüssel: Methoden für Interaktion und Gleichberechtigung

Die neue Raumvielfalt der hybriden Teamarbeit bietet die große Chance, dass jede:r Einzelne im Team die individuell passende Arbeitsumgebung findet. Wenn es zum Beispiel darum geht, kreative Ideen zu einer kniffligen Fragestellung zu finden, fällt dies manchen vielleicht am leichtesten in einem klassischen Vor-Ort-Meeting. Anderen wiederum kommen die innovativsten Gedanken bei einem Mittagsspaziergang mit dem Hund. Die oben beschriebenen Werkzeuge ermöglichen dann, dass die Fragestellung klar kommuniziert ist und alle Gedanken festgehalten werden können.

Um komplexe Aufgaben im Team gut lösen zu können, sind zudem Methoden für Interaktion und Gleichberechtigung ein weiterer wertvoller Schlüssel zu produktiver hybrider Zusammenarbeit. Das können z.B. Check-In und Check-Out sein als virtuelles Pendant zum Händeschütteln und als motivierender Abschluss eines Meetings. Bewusstes Timeboxing in Meetings hilft dabei, Diskussionen zu fokussieren und eine gemeinsame Haltung von „einfach mal machen“ zu erleichtern. Vor gemeinsamen Ergebnissen stehen meistens Entscheidungen an. In kollaborativen Teams ist es wichtig, auch hier sinnvolle Methoden zu beherrschen. Beispiele dafür können Konsent, systemisches Konsensieren oder der Common Ground sein. Diverse Teams nutzen die vielfältigen Perspektiven als Innovationskraft, gleichzeitig benötigen sie auch entsprechende Klärungskompetenzen, damit aus der Reibung Konstruktives entsteht. Hier sind Teamklärungsmethoden wie der von teamElephant entwickelte Elefantendialog sehr hilfreich. Viele weitere Methodentipps für interaktive Online-Meetings gibt es in diesem Blogbeitrag. Und ein kleines ABC für gute Online-Moderation findet sich hier.

4. Schlüssel: Rituale für mehr Wir-Gefühl

Als die meisten von uns kurzfristig ins Home-Office umzogen, war die Sorge groß, dass die Qualität der Zusammenarbeit darunter leiden würde. Erstaunlicherweise funktionierten die meisten Prozesse auch auf Distanz sehr gut, vor allem in Unternehmen, die beim Thema Digitalisierung schon weit fortgeschritten waren oder es schafften, hier in kurzer Zeit aufzuholen.

Was jedoch schnell fehlte, war die gefühlte Nähe zueinander. Gleichzeitig wuchs das Bewusstsein, wie wichtig die bis dahin als selbstverständlich hin genommenen kleinen Zusammenkünfte für ein produktives Miteinander sind. Der morgendliche Plausch an der Kaffeemaschine. Das kurze Gespräch beim zufälligen Aufeinandertreffen im Büroflur. Das gemeinsame Mittagessen. Der kurze Austausch beim gemeinsamen Gang zur Bushaltestelle.

Diese absichtsfreien Gelegenheiten zum Austausch ergeben sich in den hybriden Räumen nicht mehr zufällig. Stattdessen braucht es explizit gestaltete Rituale. Der Kreativität sind hier praktisch keine Grenzen gesetzt. Teams können sich hier z.B. die Frage stellen, was sie in der Vergangenheit zusammen geschweißt hat und wie sich das in hybride Formate übersetzen lässt. Rituale, die ich in meinem  eigenen Team schon erleben durfte, waren z.B. virtuelle Kaffeepausen, virtuelle Geburtstagsfeiern, regelmäßige Walk&Talk Spaziergänge mit Headset im Ohr oder das Teilen von Morgenschnappschüssen über den Teamchat.

5. Schlüssel: Kultur als entscheidende Basis für Produktivität und Zufriedenheit

Wir können im Team noch so gut durchdachte Werkzeuge, Methoden und Strukturen nutzen. Wenn die Atmosphäre von Misstrauen und Unsicherheit geprägt ist, dann nutzen sie uns wenig.

Benötigt wird eine Kultur, in der sich jede:r traut, Ideen und Meinungen einzubringen. In der jede:r das Gefühl hat, gewertschätzt zu sein, mit allen Stärken und Schwächen. Ein konkreter Gestaltungsansatz kann ein modernes Verständnis von Leadership sein, das es sich zur Aufgabe macht, die Potenziale im Team zur Entfaltung zu bringen. Idealerweise werden Führungsaufgaben auf immer mehr Köpfe verteilt. Geteilte Verantwortung und delegierte Rollen erfordern dann neue Kompetenzen der Selbstführung. Mit einer bewusst gepflegten Fehlerkultur wird es viel leichter, einfach mal zusammen loszulegen und damit agiler und schneller Ergebnisse zu erzielen. Ganz im Geiste von New Work. Wie das konkret aussehen kann, darum geht es diesem Blogbeitrag.

Und wie kann ich als Team die Schlüssel zur bewussten Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit konkret einführen?

Jetzt wünschen Sie sich als Führungskraft oder als Teammitglied vielleicht einen konkreten 10-Schritte-Masterplan, den sie einfach „nur“ umsetzen müssen, um dann auf jeden Fall mehr Produktivität und Zufriedenheit im Team erleben zu können. Der Wunsch ist sehr nachvollziehbar, jedoch nicht einfach so erfüllbar.

Da jedes Team unterschiedlich ist, mit verschiedensten technischen wie organisatorischen Rahmenbedingungen ausgestattet ist, muss sich jedes Team und jede Organisation auch einen eigenen Weg erschließen. Mit der Bereitschaft, gemeinsam Fehler zu machen und Schritt für Schritt dazu zu lernen. Im „Thinktank hybride Zusammenarbeit“ haben wir sehr gute Erfahrungen damit gemacht, dass Teams sich nach und nach der einzelnen Schlüssel annehmen, sie ausprobieren und immer wieder reflektieren, ob und wie sie passen. In diesem gemeinsamen Change Prozess wächst ein Team nicht nur gemeinsam rein in den hybriden Raum, sondern entwickelt auch die notwendigen technischen wie persönlichen Skills, um gemeinsam immer orts- und zeitunabhängiger bemerkenswerte Resultate zu erzielen.

Letztendlich ermöglicht es uns die Herausforderung hybride Zusammenarbeit, nicht mehr nur über die Zukunft der Arbeit zu reden, sondern sie endlich auch zu leben.

Hilfreiche Impulse für das Gestalten dieses spannenden Change Prozesses finden Sie übrigens in unserer Blogbeitragssammlung zum Thema Change Management.

Und was jetzt?

Sie finden die 3 Räume und die 5 Schlüssel spannend und fragen sich, wie Sie sie in Ihrer eigenen Teampraxis etablieren können? Dann sollten wir uns kennenlernen. Vereinbaren Sie einfach direkt einen Online-Kennenlerntermin. Schnuppern Sie auch gerne schon mal rein in unser beliebtes Workshopformat „Hybride Meetings gut gestalten“.

Hybride Zusammenarbeit Thinktank Sonja Hanau Gesine Engelage-Meyer

Viel Erfolg und Spaß in der hybriden Zusammenarbeit wünscht Ihnen Ihr Thinktank

Sonja Hanau & Gesine Engelage-Meyer

 

 

 

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